İSG Evrakları ve Dokümantasyonu: Denetimde İstenen Belgeler ve Saklama Süreleri
27 kalemlik belge envanteri, hangi belgenin ne zaman tazelendiği ve kayıtların kaç yıl saklanacağı: indirilebilir envanter ve hazırlık listesiyle
Şablonları hemen indirin; kayıt gerekmez. Excel dosyası 27 kalemlik belge envanteri (kim üretir · ne zaman tazelenir · bizde var mı · son tarih) ve saklama süresi sayfasını içerir. Word dosyası denetim öncesi belge kontrol listesidir: 7 başlıkta, eksik çıkan her satır bir DÖF.
Denetimde Aranan Şey Belge mi, Sistem mi?
Sistemdir, tek başına bir belge değil. Sahadaki yaygın yanılgı, denetimi bir evrak toplama işi sanmaktır; oysa istenen belgeler bir sistemin çıktısıdır: görevlendirme kimin sorumlu olduğunu, risk değerlendirmesi neyin tehlikeli sayıldığını, eğitim ve talimat çalışanın bilgilendirildiğini gösterir. Sağlık gözetimi ve periyodik kontroller izlemenin sürdüğünü, olay kayıtları ise sistemin geri besleme aldığını gösterir.
Bu yüzden en ağır bulgu eksik belge değil, gerçeği yansıtmayan belgedir: tarihleri geriye çekilmiş tutanak, toplu atılmış imzalar, işyeriyle ilgisi olmayan kopyalanmış doküman. Eksik belge bir noksanlıktır; sahte belge bir güven sorunudur.
İSG Evrakları Nelerdir, Hangi Altı Kategoriden Oluşur?
Aşağıdaki tablo çekirdek listedir. İşyerinin tehlike sınıfına, sektörüne ve faaliyetine göre genişler: indirilebilir Excel'de 27 kalemin tamamı, kim üretir ve ne zaman tazelenir sütunlarıyla birlikte yer alır.
| Kategori | Çekirdek belgeler | Tazeleme ritmi |
|---|---|---|
| Görevlendirme | İSG profesyoneli görevlendirmeleri · işveren vekili atama yazısı · çalışan temsilcisi · destek elemanı · İSG kurulu tutanakları | Değişimde |
| Risk yönetimi | Risk değerlendirmesi · acil durum planı · tatbikat tutanağı · patlamadan korunma dokümanı | Tehlike sınıfına göre veya değişimde |
| Eğitim | Temel İSG eğitimi belgeleri · işbaşı eğitimi tutanakları · talimat tebliğ tutanakları · mesleki yeterlilik | Yenileme süresine göre |
| Sağlık gözetimi | İşe giriş raporu (Ek-2) · periyodik muayene · kişisel sağlık dosyası · ortam ölçümleri | Tehlike sınıfına göre |
| Ekipman ve saha | Periyodik kontrol raporları · KKD zimmet tutanakları · saha denetim raporları ve DÖF kayıtları | Ekipmana / ziyarete göre |
| Olay kayıtları | İş kazası bildirimi · ramak kala · kök neden raporları · meslek hastalığı bildirimi | Olay bazlı |
Buna planlama ve izleme katmanı eklenir: yıllık çalışma planı, yıllık değerlendirme raporu ve onaylı tespit ve öneri defteri.
İSG Evrakları Kaç Yıl Saklanır?
İSG Hizmetleri Yönetmeliği m.7 uyarınca işveren, işyerinde yürütülen İSG faaliyetlerine ilişkin bütün kayıtları ve çalışanın kişisel sağlık dosyasını saklamakla yükümlüdür. Bu süre, ilgili mevzuatta belirlenen farklı süreler saklı kalmak kaydıyla, işten ayrılma tarihinden itibaren en az on beş yıldır.
Bu bir asgari süredir, üst sınır değil. İş Kanunu, sosyal güvenlik ve sektörel düzenlemelerden doğan farklı süreler ayrıca gözetilir; devam eden bir ihtilaf veya dava varsa ilgili kayıtlar süre dolsa da saklanır. "15 yıl geçti, atabiliriz" refleksi, kaza kaynaklı uyuşmazlıklarda işvereni savunmasız bırakabilir.
Kişisel sağlık dosyası ayrı bir rejime tabidir: gizlidir, erişimi sınırlıdır. İşyeri hekimi tutar; işveren tıbbi ayrıntıya değil yalnızca işe uygunluk sonucuna erişir. Çalışan başka bir işyerine geçtiğinde yeni işveren dosyayı ister, önceki işveren onaylı örneğini gönderir.
Denetimde En Sık Hangi Belge Eksikliği Çıkar?
Denetimde çıkan eksiklerin çoğu "hiç yapılmamış" değil, "yapılmış ama süresi geçmiş" kategorisindedir. Üç ritmi ayırmak bunu önler:
| Ritim | Tetikleyici | Tipik belgeler |
|---|---|---|
| Süreye bağlı | Takvim | Risk değerlendirmesi, eğitim yenileme, periyodik muayene, periyodik kontroller |
| Olaya bağlı | Değişiklik veya olay | Yeni makine/kimyasal, iş akışı değişikliği, kaza veya ramak kala sonrası güncelleme, talimat revizyonu |
| Yıllık | Yıl dönümü | Yıllık çalışma planı, yıllık değerlendirme raporu |
İndirilebilir envanterdeki "son tarih" sütunu tam olarak bunun içindir: bir belgenin varlığı değil, ne zaman geçersizleşeceği izlenmelidir.
Alt Yüklenicili İşlerde Belge Sorumluluğu Kimde?
Sorumluluk ikiye bölünür: alt yüklenici kendi çalışanının eğitim, sağlık gözetimi ve KKD kayıtlarını tutar; asıl işveren ise bu kayıtların varlığını denetlemek ve koordinasyonu sağlamakla yükümlüdür. Sahada en sık boşluk burada oluşur: iki taraf da "diğerinde vardır" varsayar.
Pratik uygulama: ortak alanda çalışılacak işlerde belge kontrolü işe başlamadan önce yapılır ve tutanağa bağlanır. İşe başladıktan sonra eksik fark edilirse, iş durdurulmadan belge tamamlanması beklenir; bu da kaydedilmemiş bir risk demektir. Ayrıntı için alt işveren İSG yükümlülükleri sayfasına bakın.
Denetim Öncesi Ne Yapılır?
- Envanteri açın, "bizde var mı" sütununu dürüstçe doldurun. Eksik satırı boş bırakmak, denetimde bulunmasından iyidir.
- Son tarihi geçmiş belgeleri işaretleyin. Süresi dolmuş eğitim, muayene veya periyodik kontrol en sık çıkan bulgudur.
- Her eksik için sorumlu ve terminli DÖF açın. Denetimde "eksiğimiz var ama açılmış aksiyonu da var" demek, hiçbir şey söylememekten çok farklıdır.
- Belgelerin gerçekliğini kontrol edin. Tarihler tutarlı mı, imzalar gerçek mi, doküman bu işyerine mi ait? Kopyalanmış içerik denetimde tanınır.
İndirilebilir Word listesi bu adımları 7 başlıkta (görevlendirme, risk yönetimi, eğitim, sağlık gözetimi, ekipman, olay ve takip, arşiv) soru soru yürütür. Kendi sahanızı denetlemek için ayrıca 40 kalemlik saha denetim checklist'ine bakabilirsiniz; o liste sahayı, bu liste belgeleri kontrol eder.
Yeni Kurulan Bir İşyerinde Belge Düzeni Nereden Başlar?
Sıralama bellidir: önce görevlendirmeler (uzman, hekim, varsa çalışan temsilcisi ve destek elemanları) yapılır, ardından ilk risk değerlendirmesi hazırlanır, sonra çalışanların işe giriş sağlık raporları alınır ve eğitimleri planlanır.
Bu dört adım tamamlanmadan işyeri fiilen mevzuata aykırı çalışır; denetimde en sık "hiç başlanmamış" bulgusu bu adımların atlanmasından doğar. Belge envanterini bu dört başlıkla açıp diğer kalemleri zaman içinde eklemek, boş bir Excel'i tek seferde doldurmaya çalışmaktan daha az yıpratıcıdır ve gerçekçi bir başlangıç noktası sunar.
Denetimde Belgeler Hangi Sırayla İstenir?
Sabit bir sıra yoktur, ama pratikte müfettişler genellikle görevlendirmelerle başlar; kimin sorumlu olduğu netleşmeden diğer belgelerin anlamı azalır. Ardından sırasıyla risk değerlendirmesi, eğitim kayıtları ve sağlık gözetimi istenir; bu üçü genellikle aynı ziyarette birlikte sorulur.
Ekipman ve periyodik kontrol raporları genellikle sahada, ilgili ekipmanın hemen yanında sorulur. Olay kayıtları ise ya en baştan istenir ya da saha turunda bir olay izine rastlanırsa devreye girer. Hangi sırayla gelirse gelsin, envanterdeki her kalemin hızlıca erişilebilir olması beklenir; aranıp bulunamayan belge, hiç olmayan belgeyle aynı izlenimi bırakır.
Dijital Arşiv ile Fiziksel Arşiv Bir Arada Nasıl Yönetilir?
Çoğu işyeri iki arşivi bir arada tutar: imza gerektiren tutanaklar ıslak imzayla alınıp taranır, planlar ve raporlar doğrudan dijital hazırlanır. Karma düzenin kuralı, tek bir "hangi belge nerede" listesinin tutulmasıdır.
Dijital arşivin avantajı arama ve hatırlatmadır; fiziksel arşivin avantajı ise elektrik veya sistem kesintisinde de erişilebilir olmasıdır. Denetim günü için önerilen pratik, kritik belgelerin hem dijital hem yazılı kopyasını hazır bulundurmaktır; ikisi arasında tutarsızlık varsa güncel tarihli olan esas alınır.
3 Yıl Önce Kurulmuş, Hiç Denetlenmemiş Bir İşyerinde Belge Açığı Nasıl Kapatılır?
Üç yıl önce kurulmuş, bu süre içinde hiç denetlenmemiş bir işyerini ele alalım. İlk adım envanteri açıp "bizde var mı" sütununu dürüstçe doldurmaktır; eksiği gizlemek denetimde bulunmaktan daha kötüdür.
İkinci adım, süresi zaten geçmiş kalemleri, üç yıllık aradaki eğitim yenilemeleri ve periyodik kontroller gibi, ayrıca işaretlemektir. Bunlar geriye dönük düzeltilemez, yalnız bugünden itibaren yenilenebilir; bu fark denetimde açıkça anlatılmalıdır. Üçüncü adım, her eksik için sorumlu ve terminli bir DÖF açmaktır; üç yıllık birikmiş açığı tek seferde kapatmaya çalışmak yerine öncelik sırasına göre ilerlemek gerçekçidir.
Bu süreç genellikle birkaç hafta sürer; önemli olan, envanterin dürüst doldurulmuş olması ve her satırın açıkça bir sorumluya bağlanmasıdır.
Belge Sorumlusu Tek Kişi mi Olmalı?
Küçük işyerlerinde tek bir kişi, genellikle işveren vekili veya İSG uzmanı, tüm envanteri tek başına takip edebilir. İşyeri büyüdükçe bu tek nokta arıza riski taşır; kişi izinliyken veya işten ayrılınca envanter sahipsiz kalır.
Pratik çözüm, kategori bazında sorumlu atamaktır: eğitim kayıtlarından İK, ekipman kontrollerinden bakım sorumlusu, sağlık gözetiminden işyeri hekimi sorumlu olabilir. Genel koordinasyon ise yine tek bir kişide toplanır, ama her kategori kendi net sahibini bilir ve o kişi ayrılınca yerini bilerek devreder.
Belge Envanterini Kim Güncel Tutar, Ne Sıklıkla Kontrol Edilir?
Envanterin güncelliği tek seferlik bir iş değildir; aylık kısa bir gözden geçirme, son tarihi yaklaşan kalemleri erken yakalar. Sorumlu kişi her ay envanteri açıp "son tarih" sütununu, bir sonraki 60 günlük pencere için satır satır tarar.
Yeni bir çalışan işe girdiğinde, yeni bir ekipman alındığında veya bir birim kapandığında envanter aynı gün güncellenmelidir. Güncelleme geciktikçe "bizde var mı" sütunu gerçeği yansıtmaz hâle gelir ve bir sonraki denetime kadar fark edilmeyebilir.
Denetim Sonrası Bulgular Nasıl Takip Edilir?
Denetimde çıkan her bulgu, ister eksik belge ister süresi geçmiş bir kayıt olsun, aynı DÖF sistemine girer. Ayrı bir "denetim bulguları" listesi tutmak, aynı işi iki kez takip etmek anlamına gelir.
Bulgu kapatıldığında, ilgili belge envanterdeki satırıyla güncellenir ve son tarih yeniden hesaplanır. Bir sonraki denetimde aynı bulgunun tekrar çıkması, ya kapatmanın kağıt üzerinde kaldığını ya da kök nedenin çözülmediğini gösterir; ikisi de ayrı bir müdahale gerektirir.
Küçük İşyerinde de Aynı 27 Kalem mi Gerekir?
Hayır; 27 kalem çekirdek listedir ve her işyeri için aynı ağırlıkta uygulanmaz. Az tehlikeli, tek çalışanlı bir ofiste ekipman ve olay kayıtları kategorisi neredeyse tamamen boş kalabilirken, görevlendirme ve sağlık gözetimi kalemleri yine de zorunlu kalır.
Envanteri kendi işyerinize uyarlarken karşılığı olmayan satırı silmek, yeni bir satır uydurmaktan daha güvenlidir; hangi kalemin sizin işyerinizde doğduğunu tehlike sınıfınız ve faaliyetiniz belirler. Emin olunmayan bir kalem varsa, satırı silmeden önce İSG uzmanınıza danışmak her zaman daha güvenli bir yoldur.
İSG evrakları ve dokümantasyonu hakkında sık sorulan sorular
Sorunuz burada yoksa destek@firstisg.com adresine yazın, 24 saat içinde yanıtlıyoruz.
İSG evrakları nelerdir, denetimde hangi belgeler istenir?
Değişmeyen çekirdek altı başlıkta toplanır: görevlendirmeler (İSG profesyonelleri, çalışan temsilcisi, destek elemanı, varsa kurul), risk yönetimi (risk değerlendirmesi, acil durum planı ve tatbikat), eğitim (katılım belgeleri, talimat tebliğ tutanakları), sağlık gözetimi, ekipman (periyodik kontroller, KKD zimmeti) ve olay kayıtları. Tam liste işyerinin tehlike sınıfına ve faaliyetine göre genişler; bu sayfadaki 27 kalemlik envanteri kendi işyerinize uyarlayın.
İSG evrakları kaç yıl saklanır?
İSG Hizmetleri Yönetmeliği m.7 uyarınca işveren, İSG faaliyetlerine ilişkin bütün kayıtları ve kişisel sağlık dosyasını çalışanın işten ayrılmasından itibaren en az on beş yıl saklar. Bu asgari süredir, üst sınır değildir. İş Kanunu ve sosyal güvenlik mevzuatından doğan farklı süreler ayrıca gözetilir; devam eden bir dava varsa kayıtlar süre dolsa da saklanır.
Kişisel sağlık dosyası kimde durur, kim görebilir?
Kişisel sağlık dosyası gizli bir kayıttır ve içeriğine erişim sınırlıdır; işyeri hekimi tutar, işveren tıbbi ayrıntıya değil yalnızca işe uygunluk sonucuna erişir. Çalışan başka bir işyerine geçtiğinde yeni işveren dosyayı ister; önceki işveren onaylı örneğini gönderir. Bu ayrım denetimde de, kişisel verilerin korunması açısından da önemlidir.
Hangi belge ne sıklıkla tazelenir?
Üç ritim vardır: süreye bağlı (risk değerlendirmesi tehlike sınıfına göre, eğitim yenileme, periyodik muayene ve kontroller), olaya bağlı (kaza, ramak kala, işyeri veya iş akışı değişikliği, yeni makine/kimyasal) ve yıllık (yıllık çalışma planı ve değerlendirme raporu). Sahadaki en sık eksik, süresi dolan belgenin kimse fark etmeden geçmesidir; bu yüzden envanterde "son tarih" sütunu vardır.
Denetimde eksik belge çıkarsa ne olur?
Eksikliğin türüne göre değişir; idari yaptırım ihtimali için İSG idari para cezaları sayfasına bakın. Pratik açıdan daha önemlisi şudur: belgenin varlığı değil, gerçeği yansıtması aranır. Tarihleri geriye çekilmiş, imzaları toplu atılmış ya da işyeriyle ilgisi olmayan kopyalanmış doküman, eksik belgeden daha ağır bir bulgudur. Tespit edilen eksiği sorumlu ve terminli bir DÖF ile kapatmak doğru refleksdir.
Belge envanteri nasıl kurulur?
Üç sütunla başlayın: belge, kim üretir, ne zaman tazelenir. Sonra iki sütun ekleyin: bizde var mı ve son tarih. Bu beş sütun, denetim öncesi panik aramasını ortadan kaldırır. Bu sayfadaki Excel envanteri 27 kalemle hazır gelir; karşılığı olmayan satırı silin, sektörünüze özgü belgeyi ekleyin.
Süresi Dolanı Aramak Yerine Görmek
Belge envanterinin zayıf halkası güncellenmemesidir: Excel bir kez doldurulur, sonra kimse tarihleri takip etmez. FirstİSG uygulamasında risk değerlendirmesi, eğitim, sağlık gözetimi, KKD zimmeti ve periyodik kontrol kayıtları tek panelde tutulur; süresi yaklaşan belge hatırlatılır, eksik olan filtreyle listelenir. Denetim öncesi hazırlık, dosya karıştırmak yerine tek ekrandan okunur.
Her ay 4 ücretsiz rapor hakkıyla deneyin
Belgelerin dijital tutulması saklama süresini kısaltmaz; elektronik arşivde de aynı süreler ve erişilebilirlik şartı geçerlidir.
Denetimde istenen belgeyi aramayın, tek panelde görün
FirstİSG uygulamasında risk değerlendirmesi, eğitim, sağlık gözetimi, KKD zimmeti ve periyodik kontrol kayıtlarını tek yerde tutar; süresi dolan belgeyi denetim sormadan önce görürsünüz.
Her ay ücretsiz rapor hakkı · iOS + Android
Soru & Yorumlar
Bu sayfadaki konuyla ilgili sorunuzu yazın; FirstİSG ekibi yanıtlıyor, onaylanan sorular herkese açık yayınlanıyor.
Henüz yorum yok. İlk soruyu siz sorun, yanıtlayalım.
Soru sorun veya yorum yazın