İSG Dokümantasyonu: Denetimde İstenen Belgeler ve Saklama Süreleri

Değişmeyen çekirdek altı başlıkta toplanır: görevlendirmeler (İSG profesyonelleri, çalışan temsilcisi, destek elemanı, varsa kurul), risk yönetimi (risk değerlendirmesi, acil durum planı ve tatbikat), eğitim (katılım belgeleri, talimat tebliğ tutanakları), sağlık gözetimi, ekipman (periyodik kontroller, KKD zimmeti) ve olay kayıtları. Tam liste işyerinin tehlike sınıfına ve faaliyetine göre genişler — bu sayfadaki 27 kalemlik envanteri kendi işyerinize uyarlayın.

İSG Hizmetleri Yönetmeliği m.7 uyarınca işveren; ilgili mevzuatta belirlenen süreler saklı kalmak kaydıyla, işyerinde yürütülen İSG faaliyetlerine ilişkin bütün kayıtları ve çalışanın kişisel sağlık dosyasını, işten ayrılma tarihinden itibaren en az on beş yıl saklamakla yükümlüdür. ⚠️ Bu bir asgari süredir: İş Kanunu, SGK ve sektörel düzenlemelerden doğan farklı süreler ile devam eden ihtilaflar saklama kararını ayrıca etkiler.

Kişisel sağlık dosyası gizli bir kayıttır ve içeriğine erişim sınırlıdır — işyeri hekimi tutar, işveren tıbbi ayrıntıya değil yalnızca işe uygunluk sonucuna erişir. Çalışan başka bir işyerine geçtiğinde yeni işveren dosyayı ister; önceki işveren onaylı örneğini gönderir. Bu ayrım denetimde de, kişisel verilerin korunması açısından da önemlidir.

Mevzuat belgelerin fiziksel ortamda tutulmasını genel olarak şart koşmaz; belirleyici olan içeriğin, tarihin ve imzanın ispatlanabilir olmasıdır. Uygulamada karma yürütülür: katılım tutanağı ve zimmet gibi imza gerektiren kayıtlar ıslak imzayla alınıp taranır, planlar ve raporlar dijital tutulur. Onaylı tespit ve öneri defteri gibi biçimi ayrıca düzenlenmiş belgeler istisnadır — bkz. defter onayı.

Üç ritim vardır: süreye bağlı (risk değerlendirmesi tehlike sınıfına göre, eğitim yenileme, periyodik muayene ve kontroller), olaya bağlı (kaza, ramak kala, işyeri veya iş akışı değişikliği, yeni makine/kimyasal) ve yıllık (yıllık çalışma planı ve değerlendirme raporu). Sahadaki en sık eksik, süresi dolan belgenin kimse fark etmeden geçmesidir — bu yüzden envanterde "son tarih" sütunu vardır.

Eksikliğin türüne göre değişir; idari yaptırım ihtimali için İSG idari para cezaları sayfasına bakın. Pratik açıdan daha önemlisi şudur: belgenin varlığı değil, gerçeği yansıtması aranır. Tarihleri geriye çekilmiş, imzaları toplu atılmış ya da işyeriyle ilgisi olmayan kopyalanmış doküman, eksik belgeden daha ağır bir bulgudur. Tespit edilen eksiği sorumlu ve terminli bir DÖF ile kapatmak doğru refleksdir.

Alt yüklenici kendi çalışanının eğitim, sağlık gözetimi ve KKD kayıtlarını tutar; asıl işveren ise bu kayıtların varlığını denetlemek ve koordinasyonu sağlamakla yükümlüdür. Sahada en sık boşluk burada oluşur: iki taraf da "diğerinde vardır" varsayar. Ortak alanda çalışılan işlerde belge kontrolü işe başlamadan önce yapılır — bkz. alt işveren yükümlülükleri.

Üç sütunla başlayın: belge, kim üretir, ne zaman tazelenir. Sonra iki sütun ekleyin: bizde var mı ve son tarih. Bu beş sütun, denetim öncesi panik aramasını ortadan kaldırır. Bu sayfadaki Excel envanteri 27 kalemle hazır gelir; karşılığı olmayan satırı silin, sektörünüze özgü belgeyi ekleyin.