Her firmanın İSG dosyası, 17 kategoride tek yerde.
Sözleşmeden tatbikata kadar yaptığınız her çalışmanın belgesi arşive kendi başlığı altında girer. Her kayıtta çalışma tarihi ve tekrar periyodu bulunur; sonraki tarihi sistem hesaplar.
Demo OSGB arşivi: kategoriler gruplu ızgarada, her kartta güncel, yaklaşan ve geciken kayıt sayısı.
Belge dağınıksa, eksik olduğu ancak denetimde anlaşılır.
Klasör, e-posta, telefon galerisi
- Belgeler uzmanın bilgisayarında ve telefonunda dağınık
- Hangi firmada neyin eksik olduğu görünmüyor
- Yenileme tarihi kimsenin takviminde yok
- Uzman ayrılınca firmanın geçmişi de gidiyor
- Denetim dosyası her seferinde sıfırdan toplanıyor
Firma başına tek arşiv
- 17 kategori, 7 grup; her belge kendi başlığında
- Çalışma tarihi ve periyot her kayıtta zorunlu
- Sonraki tarih otomatik hesaplanır, elle düzeltilebilir
- Yenileme eski belgeyi geçmiş dönemlere düşürür
- Ekip değişse de arşiv firmanın yanında kalır
Kategoriyi seçin, belgeyi yükleyin
Arşiv panosu 17 kategoriyi 7 grup altında gösterir. Kart üzerindeki sayaç o kategoride kaç kaydın güncel, kaçının yaklaştığını ve kaçının geciktiğini renkle söyler. Belge olarak JPEG ya da PDF yüklenir.
- Sözleşmeler, planlar, kurul, risk, ölçüm, eğitim, olay grupları
- Kayıt bir firmaya bağlanır; firma filtresi panonun üstünde durur
- Belge sonradan da eklenebilir, kayıt önce açılabilir
Çalışma tarihi ve periyot, sonraki tarihi belirler
Kayıt açarken işin fiilen yapıldığı tarihi girersiniz. Periyodu sistem firmanın tehlike sınıfına göre önerir, gerekirse değiştirirsiniz. Sonraki tarih bu ikisinden hesaplanır.
- Yürürlükteki kayıt en üstte, geçmiş dönemler altında listelenir
- Yenileme yeni dönem açar, eskisini geçmişe düşürür
- Revizyon belgeye ekleme yapar, yenileme tarihini ilerletmez
- Periyodu olmayan kategoriler (kaza, defter kaydı) tarihsiz çalışır
Kişiye bağlı kategoriler çalışan listesinden beslenir
Eğitim, sağlık raporu ve acil durum ekipleri kişi düzeyinde izlenir. Firmanın çalışan listesi bir kez kurulur, üç kategori de aynı envanteri okur. Liste Excel ile toplu aktarılabilir.
- Eğitim başlığı altında kimin kaydı var, kimin yok görünür
- Süresi dolan kişi kırmızı rozetle ve gecikme günüyle listelenir
- İşten ayrılan çalışan silinmez, listeden düşer; kayıtları kalır
- Katılım belgesi ve denetim dosyası listeden üretilir
Periyodik kontroller ekipman bazında ayrışır
Periyodik kontrol tek bir kayıt değildir. Kazan, vinç, kompresör ve topraklama ayrı satırlarda durur; her ekipmanın kendi kontrol tarihi ve sonucu olur.
- Ekipman türüne göre gruplanmış liste
- Uygun ya da uygun değil sonucu kayıtta saklanır
- Uygun değil sonucu kategoriyi eksik saymaya devam eder
- Kontrolü yapan yetkili kişi bilgisi kayda yazılır
Arşiv sahada da yanınızda
Aynı arşiv iOS ve Android uygulamasında da açılır. Sahada çektiğiniz tatbikat fotoğrafını ya da imzalı tutanağı ofise dönmeden kaydedersiniz.
Web Geniş ekranda tüm firmalar, tüm kategoriler ve toplu aktarım.
Mobil Sahada belge yükleme, kategori kartları ve alt sekme çubuğu.
Dolu bir arşivi hemen görün
Demo OSGB hesabında 15 müşteri firmanın arşivi kurulu: geçerli, yaklaşan ve süresi geçmiş kayıtlar birlikte duruyor. Salt okunur hesaptır, kart bilgisi istemiyoruz.
Demo Hesapla GirArşivde hangi 17 kategori var?
Kategoriler mevzuattaki işlevsel yakınlığa göre 7 grupta toplandı. Amaç, aradığınız başlığı grubun adından bulabilmenizdir. Aşağıdaki tablo kategorilerin tamamını ve varsayılan tekrar aralığını gösterir.
| Grup | Kategoriler | Varsayılan tekrar |
|---|---|---|
| Sözleşmeler | İSG uzmanı sözleşmesi, işyeri hekimi sözleşmesi | Süresiz (fesihe kadar) |
| Planlar ve Raporlar | Yıllık çalışma planı, yıllık eğitim planı, yıllık değerlendirme raporu | Yılda bir |
| Kurul ve Temsil | Çalışan temsilcisi kayıtları, İSG kurulu toplantı tutanakları | Tehlike sınıfına göre 1, 2 veya 3 ay |
| Risk ve Acil Durum | Risk değerlendirmesi, acil durum planı, acil durum ekipleri, tatbikatlar | Tehlike sınıfına göre 2, 4 veya 6 yıl |
| Ölçüm ve Kontrol | İş hijyeni ölçümleri, periyodik kontroller | Ekipmana göre, varsayılan yılda bir |
| Eğitim ve Sağlık | İSG eğitimleri, sağlık raporları | Tehlike sınıfına göre 1, 2 veya 3 yıl |
| Olay ve Denetim | İş kazası kayıtları, tespit ve öneri defteri kayıtları | Periyot yok (olay bazlı) |
Tabloda görünen aralıklar mevzuatın öngördüğü azami sürelerdir ve sistemin önerdiği varsayılanlardır. İşyerinin taşınması, yeni makine alınması veya iş kazası gibi durumlarda süre dolmadan güncelleme gerekir. Arşiv bu yüzden periyodu kilitlemez; öneriyi verir, son kararı uzmana bırakır. Denetim dosyasını toplarken hangi belgenin eksik olduğunu uyum tablosundan görür, eksikleri DÖF ile takibe alırsınız.
Arşiv yönetimi hakkında sık sorulan sorular
Sorunuz burada yoksa destek@firstisg.com adresine yazın, 24 saat içinde yanıtlıyoruz.
Arşivde hangi belgeler ve hangi kategoriler var?
Arşiv 17 kategoriyi 7 grup altında toplar: sözleşmeler, yıllık planlar ve raporlar, kurul ve temsil, risk ve acil durum, ölçüm ve kontrol, eğitim ve sağlık, olay ve denetim. Her kategoriye JPEG ya da PDF belge yüklenir. Kayıt bir müşteri firmaya bağlanır ve çalışma tarihiyle birlikte saklanır.
Yenileme tarihini sistem nasıl hesaplar?
Sonraki tarih, girdiğiniz çalışma tarihine kategorinin periyodu eklenerek bulunur. Periyodu sistem firmanın tehlike sınıfından önerir. Örneğin risk değerlendirmesi az tehlikelide altı, tehlikelide dört, çok tehlikelide iki yılda bir yenilenir. Öneriyi kabul etmek zorunda değilsiniz; periyodu da sonraki tarihi de elle düzeltebilirsiniz. Periyodu olmayan kategorilerde tarih alanı hiç istenmez.
Belgeyi yenileyince eski kayıt siliniyor mu?
Hayır. Yenileme yeni bir dönem açar, önceki belge geçmiş dönemler listesine düşer ve orada erişilebilir kalır. Böylece bir firmanın kaç yıllık geçmişi olduğu tek ekranda görünür ve denetimde önceki dönem sorulduğunda belge hazır olur. Revizyon ayrı bir işlemdir: belgeye ekleme yapar, yenileme tarihini ilerletmez.
Eğitim ve sağlık kayıtları kişi bazında izlenebiliyor mu?
Evet. Eğitim, sağlık raporu ve acil durum ekipleri firmanın çalışan listesinden beslenir. Liste bir kez kurulur, üç kategori de aynı envanteri okur. Ekranda kimin kaydı var, kimin yok ve kimin süresi dolmuş satır satır görünür. Liste Excel dosyasıyla toplu aktarılır. İşten ayrılan çalışan silinmez, listeden düşer; kayıtları arşivde kalır.
Kurumsal hesapta yönetici de belge yükleyebilir mi?
Hayır, kurumsal yöneticinin arşiv görünümü salt okunurdur. Yönetici ekibin yüklediği kayıtları görüntüler ve indirir; ekleme, düzenleme ve silme aksiyonları o görünümde bulunmaz. Bunun sebebi yetki eksikliği değil rol ayrımıdır: yöneticinin sorusu "ben ne yapacağım" değil, ekibin nerede geride kaldığıdır. Bireysel kullanımda ise arşiv kişiseldir ve kullanıcı kendi kayıtlarında tam yetkilidir.