İSG Yıllık Çalışma Planı: Nasıl Hazırlanır, Neler Yer Alır?

Yıllık Çalışma Planını Kim, Ne Zaman Hazırlar?

Planın hazırlanması İSG profesyonellerinin görevidir; onaylanması işverenin yükümlülüğüdür. Süreç şöyle işler:

• Kim hazırlar: İşyerinde İSGB varsa İSGB; yoksa hizmet alınan OSGB. Pratikte görevli iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi birlikte oluşturur.
• Ne zaman: Plan bir yıllık dönemi kapsar; yeni yıl başlamadan önce hazırlanıp işveren onayına sunulması esastır. Yıl içinde işyeri görevlendirmesi yeni başladıysa, görevlendirme tarihinden itibaren kalan dönem için hazırlanır.
• Onay ve ilan: İşveren planı onaylar; onaylı plan işyerinde çalışanların görebileceği şekilde ilan edilir ve bir nüshası işverence saklanır.
• Takip: Plan statik bir evrak değildir; her faaliyet gerçekleştikçe işaretlenir, sapmalar gerekçesiyle kaydedilir ve yıl sonu değerlendirmesinin temelini oluşturur.

İSG Yıllık Çalışma Planı Şablonu (Excel)

Aşağıdaki kayıt gerektirmeyen Excel şablonu, yukarıdaki yedi başlığı 12 aylık takvim matrisi olarak içerir: her faaliyetin planlandığı ay işaretlenir, gerçekleştikçe işaret değiştirilir; dayanak, sorumlu ve not sütunları hazırdır. Şablondaki aylar yalnız örnek dağılımdır, kendi işyerinizin tehlike sınıfına ve ekipmanına göre düzenleyin.

Yıllık plan şablonunu indir (.xlsx) Yıllık değerlendirme raporu (.docx)

Yıl sonunda planın gerçekleşme durumunu ve istatistikleri raporlamak için yıllık değerlendirme raporu (Ek-6 örneğine uygun) şablonunu da yukarıdan indirebilir, tüm şablonları şablonlar kütüphanesinden görebilirsiniz.

Yıllık Planda Hangi Belgeler Tutulur, Kim İmzalar?

Yıllık plan tek bir Excel dosyasından ibaret değildir; her faaliyetin gerçekleştiğini gösteren ayrı bir kayıt gerekir. Eğitim faaliyetleri için katılımcı imzalı eğitim katılım formu ve varsa sertifika ya da sınav sonucu saklanır. Sağlık gözetimi için işe giriş ve periyodik muayene raporları işyeri hekiminin imzasını taşır ve çalışan özlük dosyasında tutulur.

Ortam ölçümleri, yetkili laboratuvarın düzenlediği ölçüm raporuyla belgelenir ve rapor işyerinde bulundurulur. Periyodik kontrollerde kontrol raporu, ilgili mühendis veya yetkili kişinin kaşe ve imzasını taşır. Kurul toplantılarında karar defteri veya toplantı tutanağı, katılımcıların imzasıyla kapatılır.

Planın kendisini işveren onaylar; onay genellikle planın kapak sayfasında imza ve tarih ile gösterilir. İSGB veya OSGB tarafı ise plan hazırlayıcı sıfatıyla imza atar. Bu imza zinciri, hem denetimde hem de olası bir kaza sonrası incelemede planın kağıt üzerinde kalmadığının kanıtıdır. Kayıtların dijital ortamda tutulması kabul edilir, önemli olan gerektiğinde ibraz edilebilmesidir.

Kayıtların saklama süresi belge türüne göre değişir. Sağlık gözetimi kayıtları çalışanın işyerinden ayrılmasından sonra da bir süre saklanır; ölçüm ve kontrol raporları ise bir sonraki ölçüm dönemine kadar mutlaka elde bulunmalıdır. İşyeri değişikliği veya devir durumunda bu kayıtlar yeni işverene veya İSGB'ye eksiksiz teslim edilir; kayıt kaybı, faaliyetin hiç yapılmadığı şeklinde yorumlanabilir.

Yıllık Planda Sık Yapılan Hatalar Nelerdir?

En sık görülen hata, planı yıl başında hazırlayıp bir daha açmamaktır. Plan yıl içinde işaretlenmediği için yıl sonunda hangi faaliyetin yapıldığı hatırlanamaz. İkinci hata, planı önceki yıldan kopyalayıp tarihleri değiştirmeden kullanmaktır; bu durumda plan işyerinin güncel ekipman ve çalışan sayısını yansıtmaz.

Üçüncü hata, tehlike sınıfı değiştiği halde kurul toplantısı ve eğitim sıklığının eski sınıfa göre planlanmasıdır. Dördüncü hata, işveren onayının alınmamasıdır; İSGB veya OSGB planı hazırlar ama işveren imzalamadan işyerinde asar, bu da onay eksikliği olarak değerlendirilir.

Beşinci hata, planda yer alan bir faaliyet ertelendiğinde erteleme gerekçesinin kayda geçirilmemesidir; gerekçesiz erteleme, planın takip edilmediği izlenimi verir. Altıncı hata, planı hazırlayan İSGB veya OSGB değiştiğinde eski planın yeni sorumluya devredilmemesidir; devir sırasında geçmiş yılın kayıtları kaybolabilir. Bu hataların ortak noktası, planı statik bir dosya değil canlı bir takip aracı olarak kullanmamaktır.

Küçük İşletmelerde Yıllık Plan Nasıl Sadeleştirilir?

On çalışanın altındaki az tehlikeli bir işyerinde faaliyet sayısı azdır; plan yine de aynı yedi başlığı kapsar ama her başlık altında tek bir satır yeterli olabilir. Örneğin ofis tipi bir işyerinde ortam ölçümü genellikle aydınlatma ve termal konforla sınırlıdır, ağır makine kontrolü hiç olmayabilir.

Küçük işletmede plan hazırlığı çoğunlukla hizmet alınan OSGB'nin görevidir; işverenin yapması gereken tek şey planı zamanında onaylamak ve panoya asmaktır. Eğitim süreleri ve çalışanların İSG eğitimleri yönetmeliği küçük işyerleri de kapsar; çalışan sayısı az olsa bile eğitim ve sağlık gözetimi satırları planda atlanamaz.

Sadeleştirme, faaliyeti planlamamak anlamına gelmez; yalnızca aynı ayda birden fazla küçük işi tek satırda birleştirmek anlamına gelir. Örneğin oryantasyon eğitimi ile temel İSG eğitimi yeni işe giren tek bir çalışan için aynı hafta içinde tek satırda planlanabilir. Denetimde küçük işletmeden beklenen, büyük işletmeyle aynı yedi başlığın karşılığını gösterebilmesidir; eksik başlık, işletme büyüklüğünden bağımsız olarak sorgulanır.

Birden fazla küçük şubesi olan işletmelerde her şube için ayrı bir plan gerekir; tek bir merkezi plan, farklı adreslerdeki tehlike sınıfı ve ekipman farkını yansıtmaz. Şubeler aynı OSGB'den hizmet alsa bile her şubenin kendi imza ve onay satırı bulunmalıdır; bu, denetimde şubeler arası karışıklığı önler.