İSG Defteri (Tespit Öneri Defteri) Onayı: Gerekli Belgeler, Noter Süreci ve Örnek Yazılar

Tespit Öneri Defteri Nedir?

Tespit ve Öneri Defteri (kısaca: Onaylı Defter veya İSG Defteri), işyerine yapılan her İSG ziyaretinin yazılı kaydını tutan onaylı resmi bir belgedir. Deftere iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi, o ziyarette tespit ettikleri eksiklikleri ve önerilerini yazar.

Dayanağı: İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği (RG: 29/12/2012, S: 28512) ile İş Güvenliği Uzmanlarının Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik Madde 9. Her iki yönetmelik de uzmanın tespitlerini yazılı olarak işverene bildirmesini ve kaydının tutulmasını zorunlu kılar.

Defter üç temel işlevi aynı anda yerine getirir:

• Yasal zorunluluk: Bakanlık iş müfettişi denetiminde ilk bakılan belgedir. Defteri olmayan veya güncel olmayan işyerine idari para cezası uygulanır.
• Hukuki ispat: İş kazası sonrası dava açılırsa, uzmanın zamanında yazılı uyarıda bulunup bulunmadığı bu defterle kanıtlanır; uzmanın sorumluluk sınırını belirler.
• Sürekli iyileştirme kaydı: Her ziyaret farklı bir uzmanla olsa bile, önceki tespitlerin okunması ve takibi sağlanır.

Defter Kimin İşyerinde Bulunur? Zorunluluğu Kimindir?

İşverenin Sorumluluğu

Defterin temin edilmesi, noterde onaylatılması ve işyerinde bulundurulması işverenin yasal sorumluluğundadır. OSGB veya iş güvenliği uzmanı bu sorumluluğu üstlenmez. Uzman yalnızca deftere yazı yazmakla yükümlüdür.

Uzman ve Hekimin Ortak Defteri Olabilir mi?

Bazı işyerlerinde iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi ayrı defter kullanır (farklı kapaklı, farklı onaylı); bazılarında ortak defter kullanılır. Mevzuat her iki uygulamaya da izin verir. Uygulamada önerilen: ayrı defter tutmak. Uzman ve hekimin tespit alanları farklıdır, karışıklık çıkmaması için ayrım işe yarar.

Birden Fazla Bölümü Olan İşyerleri

Aynı sigorta sicil numarası altındaki işyerinde tek defter yeterlidir. Ancak farklı sicil numaralı (ayrı sözleşmeli) işyerlerinin her biri için ayrı defter tutulmalıdır. Şube/şantiye ayrıldığında ayrı defter açılmalıdır.

Kaç Yıl Saklanır?

Defter dolduktan sonra en az 15 yıl işyerinde saklanmalıdır. Kapanmış işyerlerinin defteri SGK'ya devredilir; kişisel veriler içeren sayfalar KVKK kapsamında korunmalıdır.

Defteri nasıl onaylatırsınız? Adım adım

Beş adım var: defteri temin edin, ilk sayfayı doldurun, notere başvurun, defteri işyerinde ulaşılabilir bir yerde bulundurun ve dolduğunda yenisini onaylatın.

Adım 1: Defteri Temin Edin

Kırtasiyelerde veya online yayıncılarda "Tespit ve Öneri Defteri" adıyla satılır. Genellikle 100-200 sayfalık, sağda-solda dublikasyonlu (işveren kopyası için karbonlu) dizayndır. Mevzuatta özel format zorunluluğu yoktur; A4 çizgili defter de olur. Ancak standart basılı defterler aranan başlıkları (tarih, tespit, öneri, imza) hazır içerdiği için tercih edilir.

Adım 2: İlk Sayfayı Doldurun (Onay Öncesi)

Defterin ilk sayfasına aşağıdaki bilgileri okunaklı yazın; bu sayfa noter onayının dayanağı olacaktır:

• İşyerinin ticari unvanı (tam ve güncel)
• Vergi numarası ve SGK işyeri sicil numarası
• İşyeri açık adresi (il, ilçe, mahalle, cadde, bina no)
• Faaliyet konusu / NACE kodu / tehlike sınıfı (örn: "90.01.10 - Eğlence hizmetleri, az tehlikeli")
• Defterin kullanım amacı: "İş Sağlığı ve Güvenliği Tespit ve Öneri Defteri" ibaresi
• Toplam sayfa sayısı (örn: "Bu defter 200 sayfadır")
• İşveren imzası ve kaşe

Adım 3: Notere Başvurun

Defteri ve aşağıdaki evrakları alıp işyerine yakın herhangi bir notere gidin:

• İmza sirküleri (işveren tüzel kişiyse)
• Ticaret sicil gazetesi fotokopisi veya faaliyet belgesi
• Vergi levhası fotokopisi
• SGK işyeri tescil belgesi fotokopisi
• Kimlik fotokopisi

Noter, defterin her sayfasını mühürler, numaralandırır (yoksa) ve ilk sayfanın arkasına "...sayfadan ibaret olan bu defter ... günü ... tarafından onaylanmıştır" ibareli noter şerhi düşer. Noter damgası ve imzası resmileştirmeyi tamamlar.

Adım 4: Defteri İşyerine Götürün, Sürekli Ulaşılabilir Yerde Bulundurun

Onaylanmış defter, iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekiminin ziyaretinde kolay ulaşabileceği bir yerde durmalıdır. İşveren ofisinde kilitli bir çekmecede olmamalı, uzman geldiğinde "defter nerede?" aramasına yol açmamalıdır. Tipik yerleşim: İSG birimi odası, insan kaynakları, santral, işveren asistanı.

Adım 5: Defteri Dolduğunda Yeni Defter Onaylatın

Defter dolduğunda yeni defter yukarıdaki adımlarla yeniden onaylatılmalıdır. Eski defter 15 yıl saklanır. Yeni defterin ilk sayfasına "... tarihli ve ... sayılı bir önceki defterin devamıdır" ibaresi eklenirse denetimde anlamlı bir zincir oluşur.

İSG Defteri Onaylatma Ücreti (2026)

Tespit ve öneri defterinin onaylatma ücreti, nereye onaylattığınıza ve defterin sayfa sayısına göre değişir. Mevzuat tek bir tarife belirlemez; onay ücretini noter tarifesi veya il müdürlüğü uygulaması belirler.

• Çalışma ve İş Kurumu İl Müdürlüğü onayı: genellikle ücretsiz. En düşük maliyetli yol budur; karşılığında randevu/yoğunluk nedeniyle daha yavaş ilerleyebilir.
• Noter onayı: ücretlidir. Ücret sayfa başına hesaplanır; defterin her sayfasının mühürlenmesi + ilk sayfaya noter şerhi düşülmesi işçiliğini kapsar. 100-200 sayfalık tipik bir defter için 2026 itibarıyla yaklaşık 400-800 TL aralığında oluşur. Buna noter harçları ve damga ayrıca eklenebilir. Kesin tutar için işlem öncesi notere defter sayfa sayısını söyleyip güncel tarifeyi teyit edin.

Defter ücreti (kırtasiye/yayıncıdan satın alma) ile onay ücreti ayrı kalemlerdir: matbu tespit-öneri defteri kendisi de sayfa sayısına göre fiyatlanır. Bu tutarların tamamı işveren tarafından karşılanır. Onaylatma sorumluluğu işverene aittir; iş güvenliği uzmanı veya OSGB bu masrafı üstlenmez.

Tespit ve Öneri Defteri Nasıl Doldurulur?

Tespit ve öneri defteri elle, mürekkepli kalemle ve tarih sırasıyla doldurulur; her ziyaret ayrı sayfaya işlenir, sayfa atlanmaz ve boş bırakılan satırların üzeri çizilir. Yanlış yazılan ifade karalanmaz. Tek çizgiyle çizilip yanına doğrusu yazılır ve paraflanır. Defter onaylı (mühürlü) olduğu için sayfa koparılamaz; İSG uzmanı ve işyeri hekimi ortak defter kullanıyorsa her biri kendi kaydını ayrı sayfaya yazar. Sayfanın kopyası imza karşılığı işverene veya vekiline teslim edilir. Tespitin işverene tebliğ edildiğinin kanıtı budur.

Kaydın hukuki gücü içeriğinden gelir: tespit somut ve ölçülebilir, öneri terminli ve sorumlusu belli olmalıdır. Aşağıdaki şablon her ziyarette yazılması gereken asgari alanları, örnek yazılar bölümü ise işlenmiş tespit-öneri metinlerini gösterir.

Her ziyarette deftere neler yazılır?

Her kayıtta tarih, uzman bilgisi, ziyaret süresi, gezilen bölümler, tespitler, öneriler ve imzalar bulunur. Her sayfaya tek bir ziyaret yazılır, kayıtlar karıştırılmaz. İSG uzmanı ve işyeri hekiminin ortak defter kullandığı durumlarda her biri ayrı sayfalara yazar. Asgari içerik şöyledir:

1. Tarih ve saat: Ziyaretin yapıldığı gün ve saat
2. Uzman bilgileri: Adı, soyadı, belge numarası, sınıfı (A/B/C), OSGB ise OSGB adı
3. Ziyaret süresi: Başlangıç-bitiş saati (uzmanın asgari çalışma süresi kontrolü için)
4. Ziyaret edilen bölümler: Üretim, depo, ofis, şantiye vb. (hepsini listeleyin)
5. Tespitler: Somut uygunsuzluklar, yani ne gördünüz? "Kaynak bölümünde UV perde yok", "Forkliftin acil stop butonu çalışmıyor" gibi ölçülebilir ifadeler
6. İlgili mevzuat: Her tespit için hangi yönetmelik/madde ihlal ediliyor (opsiyonel ama güçlü)
7. Öneriler: Tespite karşılık somut aksiyon, örneğin "UV perde kurulmalı, 7 gün içinde tamamlanmalı"
8. Öncelik / Risk Seviyesi: Yüksek / Orta / Düşük (DÖF açılacaksa DÖF numarasına referans verilir)
9. Uzman imzası ve tarih: Her sayfa sonunda
10. İşveren / yetkili kişi onay imzası: Kopya sayfayı imzalayarak teslim alır

Tespit Öneri Defteri Örnek Yazıları

Aşağıdaki örnek yazılar, deftere "tespit" ve "öneri"nin nasıl ayrı, somut ve terminli yazılacağını gösterir. Her örnekte ilgili mevzuat referansı verilmiştir; siz kendi işyerinizdeki bulguya uyarlayın. Belirsiz "uygundur / eksiklik yoktur" satırları yerine ölçülebilir ifadeler tercih edin.

Her tespiti ayrıca bir düzeltici-önleyici faaliyet (DÖF) kaydına bağlamak, denetimde önerinin takip edilip kapatıldığını ispatlar.

Peki işveren deftere yazılanın gereğini yapmazsa? O noktada devreye 6331 m.8'in yazılı bildirim zinciri ve bildirim yapan uzmanı koruyan iş güvencesi girer. Adımlar ve fesih yasağı için uzmanın bildirim yükümlülüğü rehberine bakın.

Denetimde deftere neye bakılır?

İş müfettişi işyerine geldiğinde defteri inceler. Hangi kriterler aranır?

1. Defter noter onaylı mı? İlk sayfada noter şerhi ve mühür yoksa defter geçersizdir, defter yokmuş gibi ceza uygulanır.
2. Ziyaret sıklığı mevzuata uygun mu? Tehlike sınıfı ve çalışan sayısına göre hesaplanan aylık minimum süreye uygun ziyaret yapılmış mı? (Süre tablosu ve hesaplayıcı için tıklayın)
3. Tespitler gerçekçi mi? Her ziyarette "her şey uygun" yazmak şüphe uyandırır. Müfettiş saha turunu yapıp farklı eksiklik bulduğunda defterin gerçekten doldurulmadığı anlaşılır.
4. Önerilerin takibi yapılmış mı? Önceki ziyarette yazılan bir öneri sonraki ziyarette "kapatıldı/kapatılmadı" takibiyle kaydedilmiş mi? DÖF numarası ile bağ kurulmuş mu?
5. İşveren imzası var mı? Uzmanın yazdığı sayfayı işveren imzalamadıysa, işveren uyarıyı aldığını reddedebilir ve uzmanın sorumluluğu artar. Müfettiş imzasız sayfayı eksik kabul eder.

Defterin önemi denetimle sınırlı değildir: ölümlü/yaralanmalı kaza sonrası bilirkişi incelemesinde defter, uzmanın "tehlikeyi gördüm ve bildirdim" ispatının birincil aracıdır. Ayrıntı için denetimde ve kusur incelemesinde defterin rolünü anlatan uzman sorumluluğu rehberine bakın.

Önerilen Sonraki Okumalar

• İSG Raporu Nasıl Yazılır?
• DÖF Örnekleri ve Excel Şablonu
• Saha Denetim Checklist
• İş Güvenliği Uzmanı Çalışma Süreleri
• 6331 Sayılı Kanun Özeti