Tespit Öneri Defteri Nasıl Onaylatılır? Noter, Süreç ve Yazılacaklar

Tespit Öneri Defteri Nedir?

Tespit ve Öneri Defteri (kısaca: Onaylı Defter veya İSG Defteri), iş sağlığı ve güvenliği hizmeti veren iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekiminin, işyerine yaptıkları her ziyarette tespit ettikleri eksiklikleri ve önerileri yazılı olarak kaydettikleri onaylı resmi bir belgedir.

Dayanağı: İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği (RG: 29/12/2012, S: 28512) ile İş Güvenliği Uzmanlarının Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik Madde 9. Her iki yönetmelik de uzmanın tespitlerini yazılı olarak işverene bildirmesini ve kaydının tutulmasını zorunlu kılar.

Defter üç temel işlevi aynı anda yerine getirir:

• Yasal zorunluluk: Bakanlık iş müfettişi denetiminde ilk bakılan belgedir. Defteri olmayan veya güncel olmayan işyerine idari para cezası uygulanır.
• Hukuki ispat: İş kazası sonrası dava açılırsa, uzmanın zamanında yazılı uyarıda bulunup bulunmadığı bu defterle kanıtlanır; uzmanın sorumluluk sınırını belirler.
• Sürekli iyileştirme kaydı: Her ziyaret farklı bir uzmanla olsa bile, önceki tespitlerin okunması ve takibi sağlanır.

Defter Kimin İşyerinde Bulunur? Zorunluluğu Kimindir?

İşverenin Sorumluluğu

Defterin temin edilmesi, noterde onaylatılması ve işyerinde bulundurulması işverenin yasal sorumluluğundadır. OSGB veya iş güvenliği uzmanı bu sorumluluğu üstlenmez — uzman yalnızca deftere yazı yazmakla yükümlüdür.

Uzman ve Hekimin Ortak Defteri Olabilir mi?

Bazı işyerlerinde iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi ayrı defter kullanır (farklı kapaklı, farklı onaylı); bazılarında ortak defter kullanılır. Mevzuat her iki uygulamaya da izin verir. Uygulamada önerilen: ayrı defter tutmak — uzman ve hekim tespit alanları farklıdır, karışıklık olmaması için.

Birden Fazla Bölümü Olan İşyerleri

Aynı sigorta sicil numarası altındaki işyerinde tek defter yeterlidir. Ancak farklı sicil numaralı (ayrı sözleşmeli) işyerlerinin her biri için ayrı defter tutulmalıdır. Şube/şantiye ayrıldığında ayrı defter açılmalıdır.

Kaç Yıl Saklanır?

Defter dolduktan sonra en az 15 yıl işyerinde saklanmalıdır. Kapanmış işyerlerinin defteri SGK'ya devredilir; kişisel veriler içeren sayfalar KVKK kapsamında korunmalıdır.

Defteri Nasıl Onaylatırsınız? — Adım Adım

Adım 1: Defteri Temin Edin

Kırtasiyelerde veya online yayıncılarda "Tespit ve Öneri Defteri" adıyla satılır. Genellikle 100-200 sayfalık, sağda-solda dublikasyonlu (işveren kopyası için karbonlu) dizayndır. Mevzuatta özel format zorunluluğu yoktur — A4 çizgili defter de olur, ancak standart basılı defterler aranan başlıkları (tarih, tespit, öneri, imza) hazır içerdiği için tercih edilir.

Adım 2: İlk Sayfayı Doldurun (Onay Öncesi)

Defterin ilk sayfasına aşağıdaki bilgileri okunaklı yazın; bu sayfa noter onayının dayanağı olacaktır:

• İşyerinin ticari unvanı (tam ve güncel)
• Vergi numarası ve SGK işyeri sicil numarası
• İşyeri açık adresi (il, ilçe, mahalle, cadde, bina no)
• Faaliyet konusu / NACE kodu / tehlike sınıfı (örn: "90.01.10 - Eğlence hizmetleri, az tehlikeli")
• Defterin kullanım amacı: "İş Sağlığı ve Güvenliği Tespit ve Öneri Defteri" ibaresi
• Toplam sayfa sayısı (örn: "Bu defter 200 sayfadır")
• İşveren imzası ve kaşe

Adım 3: Notere Başvurun

Defteri ve aşağıdaki evrakları alıp işyerine yakın herhangi bir notere gidin:

• İmza sirküleri (işveren tüzel kişiyse)
• Ticaret sicil gazetesi fotokopisi veya faaliyet belgesi
• Vergi levhası fotokopisi
• SGK işyeri tescil belgesi fotokopisi
• Kimlik fotokopisi

Noter, defterin her sayfasını mühürler, numaralandırır (yoksa) ve ilk sayfanın arkasına "...sayfadan ibaret olan bu defter ... günü ... tarafından onaylanmıştır" ibareli noter şerhi düşer. Noter damgası ve imzası resmileştirmeyi tamamlar.

Adım 4: Defteri İşyerine Götürün, Sürekli Ulaşılabilir Yerde Bulundurun

Onaylanmış defter, iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekiminin ziyaretinde kolay ulaşabileceği bir yerde durmalıdır. İşveren ofisinde kilitli bir çekmecede olmamalı, uzman geldiğinde "defter nerede?" aramasına yol açmamalıdır. Tipik yerleşim: İSG birimi odası, insan kaynakları, santral, işveren asistanı.

Adım 5: Defteri Dolduğunda Yeni Defter Onaylatın

Defter dolduğunda yeni defter yukarıdaki adımlarla yeniden onaylatılmalıdır. Eski defter 15 yıl saklanır. Yeni defterin ilk sayfasına "... tarihli ve ... sayılı bir önceki defterin devamıdır" ibaresi eklenirse denetimde anlamlı bir zincir oluşur.

Defter İlk Sayfasına Yazılacak Şablon

Onay öncesi ilk sayfa örneği (matbu defterlerin ilk sayfası zaten bu alanları içerir):

Deftere Yazılacaklar — Her Ziyaret İçin Şablon

Her sayfaya bir ziyaret — karıştırmayın. İSG uzmanı ve işyeri hekiminin ortak defter kullandığı durumlarda her biri ayrı sayfalara yazar. Minimum içerik:

1. Tarih ve saat: Ziyaretin yapıldığı gün ve saat
2. Uzman bilgileri: Adı, soyadı, belge numarası, sınıfı (A/B/C), OSGB ise OSGB adı
3. Ziyaret süresi: Başlangıç-bitiş saati (uzmanın asgari çalışma süresi kontrolü için)
4. Ziyaret edilen bölümler: Üretim, depo, ofis, şantiye vb. — hepsini listeleyin
5. Tespitler: Somut uygunsuzluklar — ne gördünüz? "Kaynak bölümünde UV perde yok", "Forkliftin acil stop butonu çalışmıyor" gibi ölçülebilir ifadeler
6. İlgili mevzuat: Her tespit için hangi yönetmelik/madde ihlal ediliyor (opsiyonel ama güçlü)
7. Öneriler: Tespite karşılık somut aksiyon — "UV perde kurulmalı, 7 gün içinde tamamlanmalı"
8. Öncelik / Risk Seviyesi: Yüksek / Orta / Düşük (DÖF açılacaksa DÖF numarasına referans verilir)
9. Uzman imzası ve tarih: Her sayfa sonunda
10. İşveren / yetkili kişi onay imzası: Kopya sayfayı imzalayarak teslim alır

Dijital Defter / e-Defter Mümkün mü?

2026 itibarıyla Bakanlık dijital tespit öneri defterini henüz resmi olarak kabul etmemektedir. Vergi usul kanunundaki e-defter uygulaması (ticari defterler) İSG defterini kapsamaz. Bu nedenle:

• Kağıt onaylı defter hâlâ zorunlu — tüm işyerlerinde fiziksel, noter mühürlü bir defter bulunmalıdır.
• Dijital sistemler yardımcı olarak kullanılır — ziyaret kayıtları, fotoğraflar, DÖF takibi dijitalde tutulabilir; ancak "tespit ve öneri" ana metni fiziksel deftere de geçirilmelidir.
• Çift kayıt pratiği: Mobil uygulamayla ziyaret kaydı + fotoğraf alınır, ardından rapor çıktısı kağıt deftere yapıştırılır ya da metin elle kopyalanır.

Bakanlık e-defter pilot çalışması yapmaktadır; ancak 2026 yılı için geçerli zorunluluk hâlâ noter onaylı fiziksel defterdir.

Denetimde Deftere Bakılan 5 Şey

İş müfettişi işyerine geldiğinde defteri inceler. Hangi kriterler aranır?

1. Defter noter onaylı mı? İlk sayfada noter şerhi ve mühür yoksa defter geçersizdir, defter yokmuş gibi ceza uygulanır.
2. Ziyaret sıklığı mevzuata uygun mu? Tehlike sınıfı ve çalışan sayısına göre hesaplanan aylık minimum süreye uygun ziyaret yapılmış mı? (Süre tablosu ve hesaplayıcı için tıklayın)
3. Tespitler gerçekçi mi? Her ziyarette "herşey uygun" yazmak şüphe uyandırır. Müfettiş saha turunu yapıp farklı eksiklik bulduğunda defterin gerçekten doldurulmadığı anlaşılır.
4. Önerilerin takibi yapılmış mı? Önceki ziyarette yazılan bir öneri sonraki ziyarette "kapatıldı/kapatılmadı" takibiyle kaydedilmiş mi? DÖF numarası ile bağ kurulmuş mu?
5. İşveren imzası var mı? Uzmanın yazdığı sayfayı işveren imzalamadıysa, işveren uyarıyı aldığını reddedebilir — uzmanın sorumluluğu artar. Müfettiş imzasız sayfayı eksik kabul eder.

Tespit Öneri Defteri ile DÖF Takibini Dijital Olarak Entegre Edin

Fiziksel defter zorunluluğu devam ederken, dijital sistemlerle hem kağıt defteri doldurmayı hızlandırabilir hem de tespitleri otomatik DÖF'e dönüştürebilirsiniz:

• Saha fotoğraflarını First İSG mobil app'e yükleyin — AI tespit ve öneri metnini otomatik oluşturur
• Her tespit ilgili mevzuat maddesiyle eşleşir, defter metni hazır
• PDF çıktısı alıp kağıt deftere yapıştırabilir ya da elle kopyalayabilirsiniz
• Her tespit otomatik olarak DÖF modülünde takibe alınır, termin gelince hatırlatma
• İşverene ziyaret sonunda e-posta ile rapor + kağıt deftere imzalatılacak özet gider

Her ay ücretsiz rapor hakkıyla deneyin

Önerilen Sonraki Okumalar

• İSG Raporu Nasıl Yazılır?
• DÖF Örnekleri ve Excel Şablonu
• Saha Denetim Checklist
• İş Güvenliği Uzmanı Çalışma Süreleri
• 6331 Sayılı Kanun Özeti