DÖF Nedir? Düzeltici Önleyici Faaliyet Formu: Word/Excel Şablon ve 15 Doldurulmuş Örnek

DÖF Ne Zaman Açılır? Tetikleyici 8 Kaynak

Bir uygunsuzluk veya potansiyel risk fark edildiğinde DÖF açılmalıdır. Tipik tetikleyiciler:

1. İş kazası veya ramak kala (near miss): En kritik tetik. Yaralanmasız bile olsa kök analiz zorunlu; ramak kala bildirim formu için ilgili rehbere bakın.
2. Meslek hastalığı bildirimi: Biyolojik, kimyasal, ergonomik maruziyet sonucu şüpheli vaka.
3. Saha denetim bulgusu: İş güvenliği uzmanının haftalık/aylık saha turunda tespit ettiği uygunsuzluk.
4. İç denetim / ISO 45001 auditi: Dönemsel iç denetimde tespit edilen sistem açığı.
5. Bakanlık denetimi: İş müfettişinin zabıtta yer alan uyarısı veya idari para cezası.
6. Çalışan önerisi / şikâyeti: Çalışan temsilcisi ya da bireysel çalışan tarafından bildirilen risk.
7. Risk değerlendirme güncellemesi: Yeni risk analizinde "yüksek" veya "çok yüksek" kategoriye giren kalemler.
8. Periyodik muayene uygunsuzluğu: Kaldırma ekipmanı, elektrik tesisatı, yangın sistemi muayenelerinde eksik çıkan kalemler.

DÖF Formu — Standart 10 Alan

Bir DÖF formu, üç ayrı soruya yazılı yanıt içermelidir: Ne oldu? Neden oldu? Bir daha olmaması için ne yapılacak? Türkiye'de uygulanabilir standart DÖF formu alanları:

15 Sektörel DÖF Örneği

Aşağıdaki örnekler gerçek saha senaryolarından uyarlanmıştır. Her biri "uygunsuzluk → kök neden → düzeltici → önleyici" dört satırlık yapıyla sunulur.

1. İnşaat — Yüksekte Çalışma

• Uygunsuzluk: 3. kat döşeme kenarında korkuluk yok, 4 işçi paraşüt kemeri takmadan çalışıyor.
• Kök neden: Korkuluk montajı iş programında önce yapılmamış; KKD tahsisi var ama kullanım kontrolü yok.
• Düzeltici: Faaliyet durduruldu, korkuluk 24 saat içinde monte edildi, kemer takmayan işçilere yazılı ihtar.
• Önleyici: Yüksekte çalışma izin formu (Work Permit) sistemi başlatıldı, her kat için ayrı imza gerekiyor.

Şantiyede bu örnekteki gibi uygunsuzlukların sistematik taraması için şantiye iş güvenliği rehberindeki 25 kontrol noktasına ve günlük kontrol rutinine bakın.

2. Fabrika — Makine Emniyeti

• Uygunsuzluk: Hidrolik pres acil stop butonu çalışmıyor, operatör kontrol etmeden vardiyaya başlamış.
• Kök neden: Günlük kontrol kartı var ama kontrol "formalite" olarak işaretleniyor; fiilen denenmiyor.
• Düzeltici: Pres servise alındı, acil stop onarıldı, operatöre yeniden eğitim verildi.
• Önleyici: Günlük kontrol dijitalleştirildi (mobil app), acil stop testi fotoğraflı kanıt gerektiriyor.

3. Depo — Forklift Trafiği

• Uygunsuzluk: Yaya yolu çizgisi silinmiş, forklift yaya alanından geçiyor.
• Kök neden: Zemin boyası 6 ayda bir yenilenmesi gerekirken bütçe ertelemesi nedeniyle yenilenmedi.
• Düzeltici: Termoplastik sarı çizgi 72 saat içinde yeniden çizildi, geçici reflektif şeritler yerleştirildi.
• Önleyici: Zemin işaretleme bakım planı yıllık bütçeye çekildi, 4 ayda bir periyodik kontrol tanımlandı.

4. Ofis — Ergonomi

• Uygunsuzluk: 6 çalışanda son 3 ayda boyun ve bel ağrısı şikâyeti, işyeri hekimi raporu.
• Kök neden: Yeni alınan monitörler yüksekliği ayarlanabilir değil; masa-sandalye kombinasyonu ergonomik değil.
• Düzeltici: Monitör stand'leri tüm masalara monte edildi, ergonomik sandalye değişimi başlatıldı.
• Önleyici: Her yeni çalışana işe başlarken ergonomi eğitimi zorunlu, 6 ayda bir check yapılacak.

5. Kimya — MSDS Eksikliği

• Uygunsuzluk: Yeni alınan 3 kimyasalın MSDS'i (Malzeme Güvenlik Bilgi Formu) kullanım alanında yok.
• Kök neden: Satın alma süreci MSDS talebini içermiyor; tedarikçi otomatik göndermemiş.
• Düzeltici: MSDS'ler tedarikçiden talep edildi, üretim alanında panoya asıldı.
• Önleyici: Satın alma prosedürüne "MSDS + Türkçe çeviri olmadan kimyasal kabul yok" maddesi eklendi.

6. Sağlık — İğne Batması

• Uygunsuzluk: Hemşirede kanülasyon sırasında iğne batması, kaynak hasta hepatit B pozitif.
• Kök neden: Kullanılan iğne emniyet mekanizmalı değil, atık kutusu yatakbaşı yerine koridorda.
• Düzeltici: Hemşireye post-expozür profilaksi başlatıldı; emniyet iğneleri acil ikame edildi.
• Önleyici: Tüm kat için emniyet iğnelerine geçiş, her yatakbaşına sharps bin konulması.

7. Gıda — Kesici Alet

• Uygunsuzluk: Kasap bölümünde çelik örgü eldiven yerine sıradan eldiven kullanılıyor, 1 kesi vakası.
• Kök neden: Çelik örgü eldiven stoğu bitmiş, yeniden sipariş süreci aksadı.
• Düzeltici: Acil tedarik, 48 saat içinde stoklara giriş.
• Önleyici: Minimum stok seviyesi belirlendi, otomatik sipariş tetikleyicisi kuruldu.

8. Tekstil — Toz Maruziyeti

• Uygunsuzluk: İplik bölümünde toz ölçümü 5 mg/m³ (sınır 3 mg/m³), aspiratör sistemi kapasitesi yetersiz.
• Kök neden: Üretim kapasitesi 2 yılda 1,5x arttı ama havalandırma sistemi güncellenmedi.
• Düzeltici: Geçici mobil aspiratörler kuruldu, çalışanlara FFP3 maske tahsis edildi.
• Önleyici: 3 ay içinde sabit yeni aspiratör sistemi kuruldu, kapasite 2x revize.

9. Maden — Gaz Algılayıcı

• Uygunsuzluk: Yeraltında taşınabilir gaz dedektörü kalibrasyon tarihi geçmiş (son 30 gün).
• Kök neden: Kalibrasyon takvimi manuel tutuluyor, sorumlu değişince takip aksadı.
• Düzeltici: Tüm dedektörler yetkili servise gönderildi, kalibrasyon yenilendi.
• Önleyici: Dijital ekipman takip sistemi, otomatik kalibrasyon hatırlatıcısı.

10. Enerji — LOTO Eksikliği

• Uygunsuzluk: Trafo bakımında kilitleme/etiketleme (LOTO) uygulanmadı, 2 teknisyen enerji altında çalıştı.
• Kök neden: LOTO prosedürü var ama kilit ekipmanı depoda yetersiz, "kısa iş için gerek yok" kültürü.
• Düzeltici: İş durduruldu, tüm trafo tekrar izole edildi, teknisyenlere disiplin uyarısı.
• Önleyici: Her ekibe kişisel LOTO çantası tahsis edildi, elektrik bakımı öncesi zorunlu brifing.

11. Otomotiv — Kaynak Dumanı

• Uygunsuzluk: Kaynak istasyonunda lokal aspiratör çalışmıyor, duman bölüme yayılıyor.
• Kök neden: Aspiratör motoru yanmış, 2 haftadır tamir bekliyor.
• Düzeltici: Aspiratör yedek motorla değiştirildi, duman sensörü test edildi.
• Önleyici: Kritik ekipman için yedek parça stoku, 24 saat tamir SLA'sı belirlendi.

12. Lojistik — Tır Yükleme Rampası

• Uygunsuzluk: Tır yüklemede sürücü aracını emniyetsiz bıraktı, forklift ile yüklerken tır kaydı.
• Kök neden: Dock lock (emniyet mandalı) yok, sürücü freni check prosedürü yazılı değil.
• Düzeltici: Tüm yükleme rampalarına dock lock monte edildi.
• Önleyici: Tır yükleme öncesi 3 maddelik check form zorunlu: tekerlek takozu, el freni, dock lock.

13. İnşaat — Elektrik Panosu

• Uygunsuzluk: Şantiyede geçici elektrik panosunda kaçak akım rölesi bypass edilmiş.
• Kök neden: Röle sık atıyor, elektrikçi "işi yavaşlatıyor" gerekçesiyle bypass etti.
• Düzeltici: Bypass söküldü, neden araştırıldı — aslında toprak hatası vardı, o giderildi.
• Önleyici: Pano mühürlü, bypass teşebbüsü zabıtlı; rölenin sık atması "arıza sinyali" kabul ediliyor.

14. Sağlık — Agresif Hasta

• Uygunsuzluk: Acilde hemşire alkollü hasta tarafından darp edildi, güvenlik 3 dk gecikmiş.
• Kök neden: Panik butonu yok, güvenliğin triaj noktasına uzaklığı fazla.
• Düzeltici: Hemşire iş göremezlik raporu aldı, şikâyetçi oldu.
• Önleyici: Triaj noktasına panik butonu + 24/7 güvenlik, de-eskalasyon eğitimi tüm personele.

15. Ofis — Yangın Tatbikat Eksikliği

• Uygunsuzluk: 2 yıldır yangın tatbikatı yapılmadı (mevzuat: yılda en az 1).
• Kök neden: Tatbikat organizasyonu belirli bir birim sorumluluğunda değil, herkes beklerken yapan olmadı.
• Düzeltici: Önümüzdeki 30 gün içinde gerçekleştirilmek üzere tatbikat takvime alındı.
• Önleyici: İdari İşler Müdürlüğü yıllık tatbikat planlama sorumlusu atandı, Ocak başı otomatik hatırlatma.

DÖF'ün Yasal Dayanağı: 6331 ve İlgili Mevzuat

DÖF, mevzuatta birebir "DÖF formu" adıyla geçmese de, kök neden bulup tekrarı önleme yükümlülüğü Türk İSG mevzuatının ve uluslararası standartların açık bir gereğidir:

• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu (m.4): İşvereni, çalışanların sağlık ve güvenliğini sağlamak için "mevcut durumun iyileştirilmesi için araştırma yapmak" ve gerekli her türlü önlemi almakla yükümlü kılar. Bir uygunsuzluk tespit edildiğinde düzeltici-önleyici faaliyet başlatmak bu yükümlülüğün doğrudan uygulamasıdır. İlgili genel çerçeve için 6331 sayılı kanun özetine bakabilirsiniz.
• İş Sağlığı ve Güvenliği Risk Değerlendirmesi Yönetmeliği: Risk değerlendirmesinin yenilenmesini ve kontrol önlemlerinin sürekli iyileştirilmesini ister. Risk değerlendirmesinde yüksek çıkan kalemler ve gerçekleşen olaylar, kapatılması gereken DÖF'lere dönüşür.
• ISO 45001 (madde 10.2 — Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet): İSG yönetim sistemi belgesi olan işyerlerinde uygunsuzluğun kaydı, kök neden analizi, düzeltici faaliyet ve etkinliğinin gözden geçirilmesi açıkça zorunludur. ISO 45001 denetimlerinde DÖF kayıtları en çok incelenen kanıtlardandır.

Özetle: DÖF kaydı tutmak yalnızca iyi bir uygulama değil, denetimde aranan bir yükümlülüğün belgesidir. Bakanlık denetiminde tespit edilen bir uygunsuzluğun kapatıldığını gösteren en güçlü kanıt, doğrulanmış ve kapanmış bir DÖF kaydıdır. Madalyonun öbür yüzü de vardır: kaza sonrası bilirkişi incelemesinde açık kalmış, terminsiz bir DÖF "biliniyordu ama takip edilmedi" olarak okunabilir — kapatılmayan DÖF'ün kusur incelemesindeki yeri.

Ücretsiz DÖF (Düzeltici Önleyici Faaliyet) Formu Şablonu — Word, Excel ve PDF İndir

Aşağıdaki boş DÖF formu örneği (Word) 10 standart alanı, 5 Neden kök neden tablosunu ve doğrulama-kapanış bölümünü içerir; ikinci sayfasında yukarıdaki doldurulmuş örnek hazır gelir. Yanındaki DÖF takip listesi (Excel) ise tüm DÖF'leri tek sayfada izler: kaynak/risk/durum açılır listeleri ve termini geçen açık kayıtlar için otomatik GECİKTİ uyarısı; ilk iki satırı doldurulmuş örnektir. Hepsi kayıt gerektirmez:

Hangisini indirmeli? Word sürümü bilgisayarda doldurmak ve şirket logosu eklemek içindir (doldurulmuş depo örneği içinde hazır gelir); PDF sürümü yazdırıp elle doldurmak için aynı formun sabit düzenli halidir. Aynı 10 alanlı yapı, platformun DÖF Takip Modülünde de bulunur.

Form Yerine: DÖF Takip Modülü ve Otomatik Takip

Platformun DÖF Takip Modülü her DÖF'ü otomatik numara ile açar, termini hatırlatır, doğrulama adımını zorunlu kılar ve ISO 45001 iç auditinde rapor olarak dışa aktarılabilir.

DÖF takip sistemini ücretsiz kullan