Arşiv Şablonu Hazırlama: Yer Tutucu, Sınıflandırma ve Yayın

Hangi Belgeler Şablona Uygundur, Hangileri Değildir?

Şablona uygun belge, metni sabit olan ve yalnız birkaç alanı firmadan firmaya değişen belgedir. Uygun olmayan belge, her seferinde içeriği yeniden yazılan belgedir.

Sağ sütundaki belgeler şablonla üretilmez çünkü içerikleri her olayda farklıdır. Bunlar arşive doğrudan yüklenir. Şablon motoru, sol sütundaki tekrar eden evrak için tasarlanmıştır.

Bir de sistemden hazır gelen belgeler vardır. Onlar kendi akışlarında üretilir, şablon hazırlamanız gerekmez.

Yer Tutucu Nedir, Nasıl Yazılır?

Yer tutucu, belgede otomatik dolacak alanın yerine yazdığınız işarettir. Biçimi iki süslü parantez arasına yazılan anahtardır:

{{isyeri.unvan}}

Şablonu yüklediğinizde sistem dosyanın içini tarar ve bu işaretleri bulur. Bulduğu her yer tutucuyu size listeler, siz de her birinin nereden dolacağını belirtirsiniz. Üretim anında işaretin yerine gerçek değer yazılır.

Yer tutucuyu belgenin herhangi bir yerine yazabilirsiniz: paragrafın içine, tablo hücresine, üstbilgi veya altbilgiye. Aynı yer tutucuyu birden çok yerde kullanmanızda sakınca yoktur, hepsi aynı değerle dolar.

Küçük harf ve nokta düzenine dikkat edin. {{isyeri.unvan}} geçerlidir, {{Isyeri.Unvan}} ve {{isyeri unvan}} geçerli değildir.

Katalogda Olmayan Bir Bilgiyi Nasıl Doldurursunuz?

Sık aranan dört bilgi katalogda bilerek yoktur: işyerinin vergi numarası, vergi dairesi, ilçesi ve yetkili kişi adı. Sebep basittir, sistem işyeri kaydında bu alanları tutmaz. İSG belgelerinde işyerini tanımlayan numara SGK sicil numarasıdır, vergi numarası değildir.

Belgeniz bu bilgilerden birine ihtiyaç duyuyorsa yer tutucuyu yine yazabilirsiniz. Sınıflandırma adımında o yer tutucuyu "Kullanıcıya sor" olarak işaretlersiniz. Ona bir form etiketi, bir tip ve zorunlu olup olmadığını verirsiniz.

Böyle işaretlenen alanlar otomatik dolmaz. Kullanıcı "Şablondan Üret" dediğinde karşısına küçük bir form çıkar ve bu alanları elle doldurur. Otomatik dolan alanlar yine otomatik dolar, yalnız bu birkaç alan sorulur.

Boş dize basmak yerine alanı hiç sunmamak bilinçli bir tercihtir. Asla dolmayacak bir alanın üzerine şablon kurulmasını önler.

Word'de Yer Tutucu Yazarken Neye Dikkat Etmelisiniz?

Word bir kelimeyi imla denetimi veya biçim değişikliği yüzünden görünmeden birden çok parçaya bölebilir. Ekranda {{isyeri.unvan}} tek parça görünür, ama dosyanın içinde {{isyeri. ve unvan}} ayrı saklanır. Sistem yükleme sırasında bunları birleştirmeye çalışır, fakat bazı bölünme biçimleri yine hata verir.

Kural: yer tutucuyu önce düz metin olarak tek seferde yazın, biçimlendirmeyi sonra uygulayın. Kalın yapmak, italik yapmak veya yazı tipini değiştirmek istiyorsanız, yer tutucuyu tamamladıktan sonra seçip uygulayın.

Yazarken ortasında durup biçim değiştirmek soruna yol açar. Örneğin {{isyeri. yazıp kalın yapıp ardından devam etmek, Word'ün metni bölmesini tetikler. Yer tutucu tamamlanmadan biçim değişmediği sürece Word onu tek parça olarak saklar.

Aynı sorunla karşılaşırsanız pratik çözüm şudur: bozuk yer tutucuyu tamamen silin, boş bir yere düz metin olarak yeniden yazın, sonra yerine taşıyın.

Şablon Neden Yayınlanmıyor?

Yayın kapısının tek şartı vardır: şablondaki her yer tutucu sınıflandırılmış olmalıdır. Sınıflandırılmamış tek bir yer tutucu varsa yayın reddedilir ve ekranda "Sınıflandırılmamış token" uyarısı görürsünüz.

Bu kural bilinçli olarak katıdır. Amaç, sorunu şablonu hazırlayan kişiye göstermektir. Alternatifi, kullanıcının ay sonunda ürettiği belgede boş bir alanla karşılaşması olurdu ve o noktada hatayı kimin yaptığı da anlaşılmazdı.

Yayınlanmayan şablonun ikinci sık sebebi çalışan tablosudur. Açılış ve kapanış işaretleri aynı satırda değilse sistem şablonu kabul etmez.

Üçüncü sebep bozuk yer tutucudur. Word'ün metni bölmesi yüzünden oluşur, çözümü yukarıdaki bölümde anlatıldı.

Üretilen Evrak Neden "İmza Bekliyor" Rozetiyle Geliyor?

Şablondan üretilen her belge imzasızdır ve kayıtta "İmza Bekliyor" rozeti taşır. Bu rozet, kaydın geçerlilik durumundan bağımsız ayrı bir eksendir. Bir kayıt aynı anda hem "Geçerli" hem "İmza Bekliyor" olabilir.

Ayrımın sebebi somuttur. Uyum tablosu, matris ve ekip sayımları yalnız imzalı kayıtları sayar. İmzasız üretim bu hesaplara girmez, yalnız Takip Listesi'nde yapılacak iş olarak durur. Böylece belge üretmek uyum yüzdesini kendiliğinden yükseltmez.

Doğru akış şudur: üretin, indirin, imzalatın, imzalı sürümü aynı kayda yükleyin. Rozet o anda kalkar ve kayıt kanıt hâline gelir. Ayrı bir "imzalandı" düğmesi yoktur, imzalı belgeyi yüklemek zaten o beyandır.

Üretilen ilk taslak silinmez, kayıtta iki belge durur. İmzalı sürümü ayrı bir kayda yüklemek de çalışır, imzalı olan sayılır ve imzasız üretim onu geçersiz kılmaz.

İmza bekleyen kayıtları Takip Listesi'nde "İmza bekleyen evraklar" filtresiyle topluca görebilirsiniz.

Örnek Senaryo: Kurul Atama Yazısı Şablonu Hazırlamak

Bir OSGB, hizmet verdiği elli işyerinin tamamı için İSG kurulu atama yazısı üretmek istiyor. Yazının metni sabit, değişen alanlar işyeri unvanı, SGK sicili, tehlike sınıfı, atanmış uzman ve hekim adı ile tarih.

OSGB yöneticisi mevcut Word yazısını açıyor. Unvanın yazdığı yeri silip {{isyeri.unvan}}, sicilin yazdığı yeri silip {{isyeri.sgk_no}} yazıyor. Uzman ve hekim satırlarına {{uzman.ad}} ve {{hekim.ad}}, tarih satırına {{bugun}} koyuyor. Her birini düz metin olarak tek seferde yazıp sonra kalın yapıyor.

Yazının altında kurul üyelerinin listelendiği bir tablo var. Başlık satırının altındaki tek satıra {{#calisanlar}} bloğunu kuruyor, açılışı ilk hücreye, kapanışı son hücreye yapıştırıyor.

Dosyayı "Yeni Şablon" ile yüklüyor, kategoriyi kurul olarak seçiyor. Sistem sekiz yer tutucu buluyor. Yedisini sistem alanına eşliyor. Sekizinci, yazının başlığındaki toplantı yeri, katalogda yok. Onu "Kullanıcıya sor" olarak işaretliyor, form etiketini "Toplantı yeri" yapıyor ve zorunlu olarak işaretliyor.

Önizlemede unvanı uzun bir işyerinin satırı taşıyor. Word'e dönüp o hücrenin genişliğini artırıyor, şablonu güncelliyor, yeniden önizliyor. Sorun kalmayınca yayınlıyor.

Ertesi gün ekipteki uzman arşivde "Şablondan Üret" diyor, işyerini seçiyor, toplantı yerini yazıyor ve belgeyi indiriyor. Belge "İmza Bekliyor" rozetiyle kayda düşüyor. Uzman yazıyı imzalatıp taranmış hâlini aynı kayda yüklüyor, rozet kalkıyor ve kayıt uyum tablosunda sayılmaya başlıyor.