OSGB Kadro Planlama: Portföy Dakikasından Uzman/Hekim Sayısına

OSGB'de Kaç Uzman Olmalı? — Kısa Cevap

Doğru soru "kaç firma için kaç uzman" değil, "kaç dakika için kaç uzman"dır: portföydeki tüm müşteri firmaların aylık yasal dakika toplamı, bir profesyonelin aylık kullanılabilir dakikasına bölünür. İSG-KATİP de aynı mantıkla çalışır — profesyonelin tüm aktif sözleşme dakikalarını toplar ve yasal aylık çalışma tavanını aşan yeni sözleşmeyi kabul etmez.

Bunun üzerine iki yasal taban gelir: OSGB'nin kuruluş şartı olan tam süreli çekirdek kadro (en az 1 işyeri hekimi + 1 iş güvenliği uzmanı + 1 diğer sağlık personeli) ve müşteri işyerlerinde çalışan sayısı eşiği aşıldığında devreye giren tam süreli görevlendirme zorunluluğu.

Adım 1: Portföy Dakika Envanteri

Her müşteri firma için tehlike sınıfı × çalışan sayısı çarpımıyla aylık yasal asgari dakikayı çıkarın (katsayılar ve tek firma için canlı hesaplayıcı çalışma süresi rehberinde). Bu envanterin tamamını elle kurmak yerine İSG-KATİP dakika ve kadro hesaplayıcısının OSGB portföy moduna firma listenizi girin: toplam uzman/hekim/DSP dakikası ve tahmini FTE ihtiyacı anında hesaplanır. Örnek bir portföy envanteri:

Envanterde iki alan daha tutun: belge sınıfı ihtiyacı (çok tehlikeli müşteri A sınıfı uzman ister — tabloda işaretleyin) ve lokasyon (yol süresi kapasite hesabını değiştirir).

Adım 2: Bir Profesyonelin Gerçek Kapasitesi

Kâğıt üzerinde tam zamanlı bir profesyonelin aylık mesaisi vardır; İSG-KATİP bu yasal tavanı sözleşme toplamı üzerinden denetler. Ancak planlamada yasal tavanı değil satılabilir dakikayı kullanmalısınız — çünkü mesainin bir bölümü müşteriye fatura edilemeyen işlere gider:

• Yol: firmalar arası ulaşım — dağınık portföyde en büyük kayıp kalemi,
• Rapor ve evrak: ziyaret sonrası rapor yazımı, defter işlemleri, yıllık plan/değerlendirme belgeleri,
• İzin ve eğitim: yıllık izin, hastalık, belge yenileme eğitimleri,
• İç işler: toplantılar, satış desteği, arşiv.

Yaygın planlama pratiği, brüt mesainin %70-80'ini satılabilir saymaktır; bu bir mevzuat kuralı değil, kendi ölçümünüzle kalibre etmeniz gereken bir varsayımdır. Yol dışında en büyük kaçağın rapor yazımı olduğu OSGB'lerde bu oran ciddi biçimde düşer — rapor süresini kısaltan her araç, doğrudan satılabilir dakika kazandırır.

Adım 3: FTE Hesabı — Kaç Kişi İşe Alınmalı?

Formül: gereken kişi sayısı = portföy dakika toplamı ÷ (kişi başına satılabilir dakika). Yukarıdaki örnek portföyle: uzman yükü 42.000 dk/ay ise ve bir uzmanın satılabilir kapasitesini ~14.000 dk/ay olarak kalibre ettiyseniz, en az 3 tam zamanlı uzman gerekir. Aynı hesap hekim (18.500 dk → kısmi süreli kombinasyon) ve çok tehlikeli müşteriler için DSP yükümlülüğüne ayrı ayrı uygulanır. Bu formülü firma listenizle canlı denemek için kadro hesaplayıcısının portföy modunu kullanın — satılabilir dakika varsayımı da orada değiştirilebilir bir girdidir.

Sayı tek başına yetmez; üç kısıtı birlikte kontrol edin:

1. Belge sınıfı dağılımı: çok tehlikeli müşteri dakikası yalnız A sınıfı uzmanla; tehlikeli sınıf B veya A ile karşılanır. 42.000 dakikanın 20.000'i çok tehlikeliyse en az ~1,5 FTE A sınıfı kapasite gerekir — belge sınıfları rehberi.
2. Tam süreli eşikler: tek müşteride çalışan sayısı eşiği aşılırsa (ör. çok tehlikelide 250+ çalışan için tam gün uzman) o kişi fiilen tek firmaya adanır ve portföy havuzundan çıkar — eşik tablosu.
3. Coğrafya: uzak müşteri kümeleri için kişi bazında ayrı yol payı düşün; tek uzmanın gününü iki uzak şehre bölmek kapasiteyi eritir.

Adım 4: Büyüme ve Risk Planı

• Yeni müşteri kabul kuralı: teklif vermeden önce ilgili belge sınıfında kalan kapasiteyi kontrol edin. Kapasite yoksa fiyata değil işe alım süresine bakın — İSG-KATİP kapasitesi dolu uzmana yeni sözleşme giremezsiniz, hizmete başlama taahhüdü boşa düşer.
• Tek kişiye bağımlılık: A sınıfı tek uzmanınız istifa ederse çok tehlikeli portföyünüz askıya düşer. Kritik belge sınıflarında en az iki kişilik yedeklilik hedefleyin; işten ayrılmalarda sözleşme devri için İSG-KATİP süreçlerini önceden tanımlayın — görevlendirme zorunlusu personelin ayrılmasında yerine görevlendirme için 30 günlük süre işler; fesih ve yeniden atama mekaniği Katip sözleşme feshi rehberinde.
• Doluluk hedefi: %100 doluluk kırılgandır — hastalık, istifa veya büyük müşteri kazanımında esneme payı kalmaz. %85-90 planlama doluluğu, sürdürülebilir büyümenin pratik üst bandıdır.
• Fiyatla bağ: kadro maliyeti, dakika maliyetinizin ana bileşenidir — kapasite planınız netleşmeden verilen teklif, marjınızı rastgeleleştirir. Devamı fiyat teklifi rehberinde.

Portföy Yükünü Elle Değil Panelden İzleyin

Bu rehberdeki envanter tablosunu Excel'de yaşatmak, portföy büyüdükçe kırılır: çalışan sayıları değişir, ziyaretler kayar, kimin kapasitesinin dolduğu görünmez olur. First İSG'nin OSGB ekip yönetimi panelinde müşteri firmalar tehlike sınıfı ve çalışan sayısıyla kayıtlıdır; ajanda dakika yükümlülüğüne göre ziyaret planını kurar, performans takibi uzman bazında gerçekleşmeyi gösterir. Kadro kararını tahminle değil panelin verisiyle verirsiniz.

OSGB çözümünü inceleyin — 30 gün pilot