OSGB Kadro Planlama: Portföy Dakikasından Uzman/Hekim Sayısına
Müşteri portföyünüzün dakika yükünden kaç uzman, hekim ve DSP gerektiğini hesaplama: 4 adımlı planlama rehberi
OSGB'de Kaç Uzman Olmalı? (Kısa Cevap)
Doğru soru "kaç firma için kaç uzman" değil, "kaç dakika için kaç uzman"dır: portföydeki tüm müşteri firmaların aylık yasal dakika toplamı, bir profesyonelin aylık kullanılabilir dakikasına bölünür. İSG-KATİP de aynı mantıkla çalışır; profesyonelin tüm aktif sözleşme dakikalarını toplar ve yasal aylık çalışma tavanını aşan yeni sözleşmeyi kabul etmez.
Bunun üzerine iki yasal taban gelir. Birincisi, OSGB'nin kuruluş şartı olan tam süreli çekirdek kadro şartıdır (en az 1 işyeri hekimi + 1 iş güvenliği uzmanı + 1 diğer sağlık personeli). İkincisi, müşteri işyerlerinde çalışan sayısı eşiği aşıldığında devreye giren tam süreli görevlendirme zorunluluğudur. Aşağıdaki dört adım, bu iki tabanı portföyünüzün gerçek dakika yüküyle birleştirip somut bir kadro sayısına çevirir.
Adım 1: Portföy Dakika Envanteri
Her müşteri firma için tehlike sınıfı × çalışan sayısı çarpımıyla aylık yasal asgari dakikayı çıkarın (katsayılar ve tek firma için canlı hesaplayıcı çalışma süresi rehberinde). Bu envanterin tamamını elle kurmak yerine İSG-KATİP dakika ve kadro hesaplayıcısının OSGB portföy moduna firma listenizi girin: toplam uzman/hekim/DSP dakikası ve tahmini FTE ihtiyacı anında hesaplanır. Örnek bir portföy envanteri:
| Müşteri | Sınıf / çalışan | Uzman dk/ay | Hekim dk/ay |
|---|---|---|---|
| Örnek 1 İnşaat | Çok tehlikeli / 80 | 3.200 | 1.200 |
| Örnek 2 Tekstil | Tehlikeli / 250 | 5.000 | 2.500 |
| Örnek 3 Market Zinciri | Az tehlikeli / 400 | 4.000 | 2.000 |
| Toplam (30 firmalık portföyde örn.) | Karma | 42.000 | 18.500 |
Envanterde iki alan daha tutun: belge sınıfı ihtiyacı (çok tehlikeli müşteri A sınıfı uzman ister, tabloda işaretleyin) ve lokasyon (yol süresi kapasite hesabını değiştirir).
Adım 2: Bir Profesyonelin Gerçek Kapasitesi Nedir?
Kâğıt üzerinde tam zamanlı bir profesyonelin aylık mesaisi vardır; İSG-KATİP bu yasal tavanı sözleşme toplamı üzerinden denetler. Ancak planlamada yasal tavanı değil satılabilir dakikayı kullanmalısınız, çünkü mesainin bir bölümü müşteriye fatura edilemeyen işlere gider:
- Yol: firmalar arası ulaşım, dağınık portföyde en büyük kayıp kalemi,
- Rapor ve evrak: ziyaret sonrası rapor yazımı, defter işlemleri, yıllık plan/değerlendirme belgeleri,
- İzin ve eğitim: yıllık izin, hastalık, belge yenileme eğitimleri,
- İç işler: toplantılar, satış desteği, arşiv.
Yaygın planlama pratiği, brüt mesainin %70-80'ini satılabilir saymaktır; bu bir mevzuat kuralı değil, kendi ölçümünüzle kalibre etmeniz gereken bir varsayımdır. Yol dışında en büyük kaçağın rapor yazımı olduğu OSGB'lerde bu oran ciddi biçimde düşer; rapor süresini kısaltan her araç, doğrudan satılabilir dakika kazandırır ve kadro ihtiyacını azaltır.
Adım 3: FTE Hesabı, Kaç Kişi İşe Alınmalı?
Formül: gereken kişi sayısı = portföy dakika toplamı ÷ kişi başına satılabilir dakika. Yukarıdaki örnek portföyle: uzman yükü 42.000 dk/ay ise ve bir uzmanın satılabilir kapasitesini ~14.000 dk/ay olarak kalibre ettiyseniz, en az 3 tam zamanlı uzman gerekir. Aynı hesap hekim (18.500 dk → kısmi süreli kombinasyon) ve çok tehlikeli müşteriler için DSP yükümlülüğüne ayrı ayrı uygulanır. Bu formülü firma listenizle canlı denemek için kadro hesaplayıcısının portföy modunu kullanın; satılabilir dakika varsayımı da orada değiştirilebilir bir girdidir.
Sayı tek başına yetmez; üç kısıtı birlikte kontrol edin:
- Belge sınıfı dağılımı: çok tehlikeli müşteri dakikası yalnız A sınıfı uzmanla; tehlikeli sınıf B veya A ile karşılanır. 42.000 dakikanın 20.000'i çok tehlikeliyse en az ~1,5 FTE A sınıfı kapasite gerekir; bkz. belge sınıfları rehberi.
- Tam süreli eşikler: tek müşteride çalışan sayısı eşiği aşılırsa (ör. çok tehlikelide 250+ çalışan için tam gün uzman) o kişi fiilen tek firmaya adanır ve portföy havuzundan çıkar. Ayrıntı için bkz. eşik tablosu.
- Coğrafya: uzak müşteri kümeleri için kişi bazında ayrı yol payı düşün; tek uzmanın gününü iki uzak şehre bölmek kapasiteyi eritir.
Adım 4: Büyüme ve Risk Planı
- Yeni müşteri kabul kuralı: teklif vermeden önce ilgili belge sınıfında kalan kapasiteyi kontrol edin. Kapasite yoksa fiyata değil işe alım süresine bakın; İSG-KATİP kapasitesi dolu uzmana yeni sözleşme giremezsiniz, hizmete başlama taahhüdü boşa düşer.
- Tek kişiye bağımlılık: A sınıfı tek uzmanınız istifa ederse çok tehlikeli portföyünüz askıya düşer. Kritik belge sınıflarında en az iki kişilik yedeklilik hedefleyin. İşten ayrılmalarda sözleşme devri için İSG-KATİP süreçlerini önceden tanımlayın: görevlendirme zorunlusu personelin ayrılmasında yerine görevlendirme için 30 günlük süre işler. Fesih ve yeniden atama mekaniği Katip sözleşme feshi rehberinde anlatılır.
- Doluluk hedefi: %100 doluluk kırılgandır; hastalık, istifa veya büyük müşteri kazanımında esneme payı kalmaz. %85-90 planlama doluluğu, sürdürülebilir büyümenin pratik üst bandıdır.
- Fiyatla bağ: kadro maliyeti, dakika maliyetinizin ana bileşenidir; kapasite planınız netleşmeden verilen teklif, marjınızı rastgeleleştirir. Devamı fiyat teklifi rehberinde.
Kadro Hesabında Sık Yapılan Hatalar Nelerdir?
En sık hata, dakika toplamını hesaplarken tam süreli görevlendirme eşiğini aşan müşterileri portföy havuzundan çıkarmamaktır. Bu müşterilere adanan profesyonel aslında başka kimseye hizmet veremez; ama kadro tablosunda hâlâ "boşta kapasite" gibi görünmeye devam edebilir.
İkinci hata, satılabilir dakika varsayımını tek bir sabit sayı olarak donuk bırakmaktır. Portföy coğrafi olarak genişledikçe yol payı artar, aynı oran artık gerçekçi kalmayabilir. Üçüncü hata, belge sınıfı dağılımını görmezden gelip yalnız toplam dakikaya bakmaktır; toplamda kapasite yeterli görünse de A sınıfı kapasitesi ayrı doluysa çok tehlikeli müşteri teklifi karşılanamaz.
Dördüncü hata, kadro planını yalnız büyüme senaryosuna göre kurup ayrılma senaryosunu hiç hesaba katmamaktır. Kritik belge sınıfında tek kişiye bağımlı bir portföy, o kişi ayrıldığında aniden hizmet veremez duruma düşer ve müşteri kaybı hızla büyür, itibar zedelenir.
15 Firmalık Küçük Bir Portföyde Kadro Nasıl Planlanır?
Otuz firmalık büyük örneğin yanında küçük ölçekli bir OSGB için de aynı yöntem geçerlidir. On beş müşterisi olan, çoğunluğu az ve tehlikeli sınıfta küçük bir OSGB'yi ele alalım.
Portföy dakika toplamı 18.000 dk/ay uzman, 9.000 dk/ay hekim çıksın. Kuruluş şartı gereği zaten tam süreli 1 uzman ve 1 hekim istihdam edilmiş olsun; bu kişilerin satılabilir kapasitesi, 14.000 dk/ay varsayımıyla, toplam 14.000 dk/ay uzman ve 14.000 dk/ay hekim eder.
Uzman tarafında 18.000 dk'lık talep 14.000 dk'lık kapasiteyi aşar; yaklaşık 0,3 FTE'lik ek kapasite gerekir. Bu büyüklükte tam zamanlı ikinci bir uzman yerine, kısmi süreli veya sözleşmeli bir uzmanla açığı kapatmak daha uygun olabilir. Hekim tarafında 9.000 dk kapasitenin altında kaldığından ek kadroya şimdilik gerek yoktur.
Yeni Müşteri Kabulünde Kapasite Kontrolü Nasıl Yapılır?
Teklif aşamasında üç soru sırayla sorulur: yeni müşterinin tehlike sınıfı ve çalışan sayısından doğan dakika yükü nedir, bu yük hangi belge sınıfını gerektirir. İlgili belge sınıfında kalan kapasite bu yükü karşılar mı?
İlk iki soru dakika hesaplayıcıyla saniyeler içinde cevaplanır. Üçüncü soru için güncel kadro tablosunun elde olması gerekir; tablo güncel değilse satış ekibi, kapasitesi dolu bir uzmana sözlü taahhüt verebilir ve bu taahhüt İSG-KATİP'te sözleşme girilirken sistemin reddiyle karşılaşabilir.
Kapasite yetersizse iki seçenek vardır: yeni personel işe almak veya teklifi mevcut kapasiteye sığacak şekilde küçültmek. Her iki karar da satış öncesi verilmelidir, sözleşme imzalandıktan sonra değil.
Kadro Planını Kaç Ayda Bir Güncellemek Gerekir?
Portföy sabit değildir; yeni müşteri kazanımı, kayıp müşteri veya çalışan sayısı değişimi kadro dengesini sürekli kaydırır. Pratik kural, kadro tablosunu ayda bir gözden geçirmek, büyük bir müşteri kazanımı veya kaybında ise hemen güncellemektir.
Aylık gözden geçirmede üç şey kontrol edilir: portföy dakika toplamı ne kadar değişti, belge sınıfı dağılımı kaydı mı, doluluk oranı %85-90 hedefinin neresinde. Doluluk hedefin üzerine çıkmışsa işe alım süreci hemen başlatılmalı; altına düşmüşse yeni müşteri kabul kapasitesi satış ekibine bildirilmelidir.
Yıllık bazda ise satılabilir dakika varsayımının kendisi yeniden ölçülmelidir; ekip büyüdükçe yol ve rapor süreleri değişebilir, eski varsayım güncelliğini yitirebilir.
Bireysel Sözleşmeli Uzmanlar İçin Kadro Planlaması Farklı mı?
Bireysel çalışan bir uzman veya hekim için "kadro" yerine "kapasite yönetimi" daha doğru bir çerçevedir; aynı formül (dakika toplamı ÷ satılabilir dakika) geçerlidir, ama işe alım seçeneği yoktur. Kapasite artışı yalnız çalışma saatini uzatmakla mümkündür.
Kapasitesi dolan bireysel uzman iki yoldan birini seçer: yeni müşteri teklifini reddetmek veya mevcut müşterilerden birinin sözleşmesini sonlandırıp yerini yeni müşteriye açmak. İkinci yol sözleşme feshi rehberindeki sürece tabidir ve mevcut müşteriye önceden bildirim gerektirir; kararı acele vermek mevcut müşteri ilişkisine zarar verebilir.
Coğrafi Olarak Dağınık Bir Portföyde Kapasite Nasıl Hesaplanır?
Aynı ilin farklı ilçelerine, hatta komşu illere dağılmış bir portföyde satılabilir dakika varsayımı tek bir sayı değil, bölge bazında ayrı hesaplanmalıdır. Şehir içi trafiği yoğun bir bölgede yol payı, sanayi bölgesine yakın bir bölgeden çok daha yüksektir; bu fark saatlerce sürebilir.
Pratik yöntem, müşterileri coğrafi kümelere ayırmak ve her kümeye bir veya birkaç uzman atamaktır. Bir uzmanın gününü iki uzak kümeye bölmek teorik kapasitesini düşürür; seyahat süresi raporlanabilir işe dönüşmez.
Yeni müşteri kabulünde, müşterinin hangi kümeye düştüğü ve o kümedeki kalan kapasite ayrıca kontrol edilmelidir; toplam portföy kapasitesi yeterli görünse de yanlış kümede kapasite dolu olabilir. Kümeler büyüdükçe her kümeye ayrı bir sorumlu uzman atamak takibi kolaylaştırır.
Kadro Kapasitesi Fiyat Teklifini Nasıl Etkiler?
Kadro maliyeti (maaş, sigorta, araç, eğitim) dakika başına maliyetinizin büyük bölümünü oluşturur. Kapasite planı netleşmeden verilen bir teklif, gerçek maliyeti değil tahmini yansıtır.
Doluluk oranı düşükken verilen düşük fiyat, kadro dolduğunda sürdürülemez hâle gelebilir; doluluk yüksekken verilen yüksek fiyat ise rakibe müşteri kaybettirebilir. Dakika başına maliyeti güncel kadro tablosundan hesaplamak fiyatlandırmayı tahminden çıkarır ve marjınızı korumanıza yardımcı olur.
OSGB kadro planlaması hakkında sık sorulan sorular
Sorunuz burada yoksa destek@firstisg.com adresine yazın, 24 saat içinde yanıtlıyoruz.
Bir İSG uzmanı kaç firmaya bakabilir?
Belirleyici olan firma sayısı değil dakika toplamıdır: İSG-KATİP, uzmanın tüm aktif sözleşme dakikalarını toplar ve yasal aylık çalışma tavanını aşan yeni sözleşmeyi kabul etmez. Az tehlikeli küçük işyerlerinden onlarca müşteri mümkünken, çok tehlikeli birkaç büyük tesis aynı kapasiteyi doldurabilir. Tek firma hesabı için canlı hesaplayıcıyı kullanın.
OSGB'de en az kaç personel olmak zorunda?
Kuruluş şartı olarak tam süreli en az 1 işyeri hekimi + 1 iş güvenliği uzmanı + 1 diğer sağlık personeli istihdam edilir; sorumlu müdür bu tam süreli hekim/uzmanlar arasından atanır. Ayrıntı için OSGB açma şartları rehberine bakın. Bu çekirdek kadronun üzerine portföy dakika yükünün gerektirdiği kişiler eklenir.
Kaç uzman gerektiğini nasıl hesaplarım?
Formül: portföydeki tüm firmaların aylık dakika toplamı ÷ bir uzmanın satılabilir dakikası. Satılabilir dakika, brüt mesaiden yol, rapor yazımı, izin ve iç işler düşülerek bulunur (yaygın planlama pratiği %70-80 — kendi ölçümünüzle kalibre edin). Belge sınıfı kısıtını ayrıca kontrol edin: çok tehlikeli müşteri dakikası yalnız A sınıfı uzmanla karşılanır.
A sınıfı uzman ne zaman şart olur?
Çok tehlikeli sınıftaki işyerlerine hizmet için A sınıfı, tehlikeli sınıf için B veya A, az tehlikeli için C/B/A belge yeterlidir. Portföyünüzdeki çok tehlikeli dakika büyüdükçe A sınıfı kapasiteniz de büyümelidir; yetersiz kalırsa yeni müşteri kabul edilemez. Sınıf yükselme yolları için uzmanlık rehberine bakın.
Tam süreli görevlendirme kadro planını nasıl etkiler?
Tek müşteride çalışan sayısı eşiği aşılırsa (ör. çok tehlikeli sınıfta her 250 çalışan için 1 tam gün uzman) o profesyonel fiilen tek firmaya adanır ve portföy havuzunuzdan çıkar — kadro hesabında bu kişileri ayrı sayın. Eşik tablosu için tam süreli görevlendirme rehberine bakın.
Portföy Yükünü Elle Değil Panelden İzleyin
Bu rehberdeki envanter tablosunu Excel'de yaşatmak, portföy büyüdükçe kırılır: çalışan sayıları değişir, ziyaretler kayar, kimin kapasitesinin dolduğu görünmez olur. FirstİSG'nin OSGB ekip yönetimi panelinde müşteri firmalar tehlike sınıfı ve çalışan sayısıyla kayıtlıdır; ajanda dakika yükümlülüğüne göre ziyaret planını kurar, performans takibi uzman bazında gerçekleşmeyi gösterir. Kadro kararını tahminle değil panelin verisiyle verirsiniz.
Uzman kapasitesini ve firma kadronuzu tek panelden planlayın
FirstİSG OSGB panelinde her uzmanın atandığı firmalar, kalan İSG-KATİP dakikaları ve kadro doluluğu tek ekranda görünür; kapasite aşımını önceden fark edersiniz.
Çoklu firma ve uzman yönetimi · koltuk bazlı fiyatlandırma
Soru & Yorumlar
Bu sayfadaki konuyla ilgili sorunuzu yazın; FirstİSG ekibi yanıtlıyor, onaylanan sorular herkese açık yayınlanıyor.
Henüz yorum yok. İlk soruyu siz sorun, yanıtlayalım.
Soru sorun veya yorum yazın