OSGB Denetimi: Kim Yapar, İstenen Evraklar ve Hazırlık
Denetim süreci, 30 günlük noksanlık süresi, ihtar puanı bağlantısı ve indirilebilir hazırlık checklist'i.
OSGB Denetimi Nedir, Hangi Yönetmeliğe Dayanır?
OSGB denetimi, ortak sağlık ve güvenlik biriminin yetkilendirme şartlarını koruyup korumadığının Bakanlıkça kontrol edilmesidir. Dayanağı İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği'dir. Denetim veya kontrolde bir noksanlık tespit edilirse giderilmesi için en fazla 30 gün süre verilir. Süre sonunda noksanlık sürüyorsa yetki belgesi altı ay askıya alınır (Yönetmelik m.22). İhlallerin puan karşılığı ayrıca ihtar tablosundan işler ve toplam belirli bir eşiğe ulaştığında da askı gündeme gelir.
Bu sayfanın konusu kuruma yönelik yetkilendirme denetimidir. Hizmet verilen işyerlerinde İSG hizmetinin niteliği ayrıca iş teftişi kapsamında ayrı bir süreçte denetlenebilir. İki süreç farklı muhataplara ve farklı sonuçlara bağlanır; karışıklık denetim gününde zaman kaybettirir.
Denetimi Kim Yapar, Ne Zaman Gelir?
- Kim: Yönetmelik denetim yetkisini Bakanlığa verir. Yerinde kontroller uygulamada il müdürlükleri eliyle, teftişler ise teftişe yetkili memurlarca yürütülür.
- Ne zaman: Sabit bir denetim periyodu tanımlanmamıştır. Uygulamada üç tetikleyici öne çıkar: şikâyet veya ihbar, beş yıllık vize süreci ve Bakanlığın kendi denetim programı.
- Sonuç: Tespitler tutanağa bağlanır, noksanlıklara süre verilir, ihlallere ihtar puanı uygulanır. Ağır hâllerde askı veya iptal gündeme gelir.
Pratik sonuç şudur: denetime önceden habersiz gelinebilecek bir rutin gibi yaklaşmak gerekir. Kalıcı hazırlığın karşılığı düzenli kayıttır, son dakika evrak toplama değildir.
OSGB Denetiminde Hangi Evraklar İstenir?
Aşağıdaki liste uygulamada en sık istenen belge gruplarını toplar; kurumun ölçeğine göre kapsam genişleyebilir:
| Grup | Başlıca belgeler |
|---|---|
| Yetkilendirme | Yetki belgesi aslı, tabela uygunluğu, onaylı yerleşim planı ve fiziki mekânın plana uygunluğu (metrekare şartları). |
| Personel | Sorumlu müdür ataması, uzman/hekim/DSP belgeleri, tam süreli istihdam kanıtları, İSG-KATİP görevlendirme ve sözleşme kayıtlarının fiili durumla uyumu. |
| Hizmet | İşyerleriyle hizmet sözleşmeleri, dakika hesabına uygun görevlendirme, ziyaret planı ve gerçekleşme kayıtları, düzenlenen raporlar. |
| Kayıt/arşiv | Sağlık gözetimi kayıtlarının saklama düzeni, onaylı defter nüshaları, yıllık çalışma planları, eğitim kayıtları. |
| Bildirimler | Adres, unvan ve ortaklık değişikliklerinin süresinde bildirildiğini gösteren yazışmalar; personel giriş çıkış kayıtları. |
Kritik ayrım şudur: kâğıt üzerindeki kayıt ile sahadaki fiili durumun örtüşmesi denetimin asıl konusudur. İSG-KATİP'te görünen bir görevlendirme, sahada karşılığı yoksa noksanlık olarak değerlendirilir.
Evrakların fiziki bir dosyada mı yoksa dijital bir arşivde mi tutulduğu yönetmelikte belirtilmez; önemli olan denetim gününde ilgili kaydın hızlı bulunabilmesidir. Kâğıt dosyalar sık kaybolur ve tarih sırası bozulur, bu da denetim ekibinin aynı kaydı iki kez istemesine yol açar.
Sorumlu Müdürün Denetimdeki Rolü Nedir?
Sorumlu müdür, kurumun iş ve işlemlerinden Bakanlığa karşı sorumlu kişidir ve denetim ekibiyle muhatap olan taraftır. Sorumlu müdür ancak OSGB'de tam süreli istihdam edilen bir işyeri hekimi veya iş güvenliği uzmanı olabilir; dışarıdan biri bu rolü üstlenemez.
Personel değişikliği, adres değişikliği veya ortaklık yapısında değişiklik gibi durumları Genel Müdürlüğe yazılı olarak bildirmek de sorumlu müdürün görevidir. Sorumlu müdür değişikliğinde bildirim süresi 30 iş günüdür; süresinde yapılmayan bildirim denetimde doğrudan bulgu konusu olur.
Denetim gününde sorumlu müdürün fiilen kurumda bulunmaması iyi bir görüntü vermez, ancak tek başına ihlal sayılmaz. Asıl önemli olan, kendisi orada olmasa da vekâlet bıraktığı kişinin checklist'e ve arşive hâkim olmasıdır. Vekâlet bırakılan kişinin de sorumlu müdür kadar dosyaya hâkim olması, denetim ekibine kurumun süreçlerinin kişiye bağlı olmadığını gösterir.
Noksanlık Tespit Edilirse Süreç Nasıl İşler?
Denetimde bir noksanlık tespit edildiğinde süreç sabit bir sırayla ilerler. Aşağıdaki tablo süreleri ve sonuçları özetler.
| Aşama | Süre / eşik | Sonuç |
|---|---|---|
| Noksanlık giderme | En fazla 30 gün | Kurum eksikliği bu süre içinde tamamlar ve kanıtlar. |
| Süre sonunda devam eden noksanlık | 30 gün doldu | Yetki belgesi altı ay askıya alınır (m.22). |
| İhtar puanı birikimi | 200 puan | Toplam eşiğe ulaşınca yetki belgesi altı ay askıya alınır; ayrıntı ihtar puanları rehberinde. |
| Vize dönemi | Beş yılda bir | Vize tamamlanınca üzerinden en az bir yıl geçmiş ihtar puanları silinir. |
Bu tablodaki üç eşiği (30 gün, altı ay, 200 puan) sorumlu müdürün ezbere bilmesi gerekir; denetim tutanağı imzalanırken pazarlık payı bırakmayan sabit kurallardır.
Ücretsiz OSGB Denetim Hazırlık Checklist'i (Excel)
Yukarıdaki evrak gruplarını tek tek işaretlenebilir maddelere döken, durum ve sorumlu sütunlu Excel checklist'i kayıt gerektirmeden indirin. Üç ayda bir kendi kendinize uygulayın; denetim hazırlığı ayrı bir mesai olmaktan çıksın.
Şablon; kalem bazında Uygun/Eksik/İlgisiz durum listesi, sorumlu ve termin sütunları ile özet sayacı içerir. Diğer tüm şablonlar için şablon kütüphanesine bakın.
Denetime Nasıl Hazırlanılır? Adım Adım Yöntem
Denetimi istisna değil rutin saymak en etkili yaklaşımdır. Aşağıdaki beş adım, sorumlu müdürün üç ayda bir tekrarlayabileceği bir döngü kurar.
- Evrak taraması: Checklist'teki her kalemi Uygun, Eksik veya İlgisiz olarak işaretleyin; eksik kalemlere sorumlu ve termin atayın.
- Kâğıt-fiil karşılaştırması: İSG-KATİP'teki görevlendirme kayıtlarını, sahadaki fiili çalışma planıyla satır satır eşleştirin.
- Bildirim kontrolü: Son üç ayda gerçekleşen personel, adres veya ortaklık değişikliklerinin yazılı olarak bildirildiğini doğrulayın.
- Arşiv düzeni: Ziyaret ve rapor kayıtlarını, sağlık gözetimi arşivini tarih sırasına göre erişilebilir hâlde tutun.
- Sorumlu müdür onayı: Taramanın sonucunu sorumlu müdür imzasıyla kapatın; bu imza denetimde kurumsal sahiplenmenin kanıtıdır.
Bu döngüyü sahiplenen kişi her zaman sorumlu müdürdür. Görev dışarıya devredilse bile nihai imza ve sorumluluk ondadır.
Sık Rastlanan Bulgular Nelerdir?
- Kâğıt-fiil uyumsuzluğu: İSG-KATİP'te görünen görevlendirme ile sahadaki fiili çalışmanın örtüşmemesi. Denetimde en sık karşılaşılan bulgu grubudur; kaynağı genellikle güncellenmemiş takvimlerdir.
- Bildirim gecikmesi: Personel ayrılışı, adres veya ortaklık değişikliğinin süresinde bildirilmemesi. Sorumlu müdür değişikliğinde 30 iş günü kuralı da bu grubun içindedir.
- Tam süreli personelin ikinci işi: Tam süreli uzman veya hekimin başka bir yerde aynı unvanla çalıştığının tespiti, Yönetmelik m.12'ye aykırılık oluşturur ve doğrudan ihtar konusudur.
- Fiziki değişiklik: Onaylı yerleşim planından sapma veya tabela uyumsuzluğu, genellikle taşınma sonrası bildirim eksikliğinden kaynaklanır.
- Arşiv düzensizliği: Ziyaret, rapor kayıtlarının ve sağlık gözetimi arşivinin sunulamaması, denetim gününde en çok zaman kaybettiren kalemdir.
Bu beş bulgu grubunun ortak noktası, hiçbirinin denetim gününde doğmamasıdır. Her biri, ayların öncesinde alınmayan küçük bir aksiyonun birikmiş sonucudur. Checklist'i düzenli uygulayan kurumlarda aynı beş kalem çok daha seyrek çıkar.
Denetimi geçiren kurumlarla geçiremeyenler arasındaki fark genellikle personel sayısı veya bina büyüklüğü değildir. Fark, kaydın ne zaman tutulduğudur: denetimden bir gün önce mi, yoksa işlemin yapıldığı gün mü.
Örnek Senaryo: Üç Kişilik Ekibi Olan Bir OSGB'de Denetim Nasıl Geçer?
Bir işyeri hekimi, bir iş güvenliği uzmanı ve bir DSP'nin tam süreli çalıştığı orta ölçekli bir OSGB'yi ele alalım. Denetim ekibi habersiz gelir ve önce yetki belgesiyle tabelayı, ardından fiziki mekânın onaylı plana uygunluğunu kontrol eder.
Sonraki adımda İSG-KATİP'teki görevlendirmeler, sahadaki ziyaret takvimiyle karşılaştırılır. Sorumlu müdür bu noktada checklist'i ve arşiv dosyalarını hazır bulundurmalıdır; kayıtlar dijital ve tarih sıralıysa süreç kısa sürede tamamlanır. Bir eksiklik bulunursa (örneğin bir personel değişikliğinin bildirimi gecikmişse) tutanağa yazılır ve 30 günlük düzeltme süresi başlar.
Bu senaryoda kurumun elindeki tek kaldıraç, kaydın önceden düzenli tutulmuş olmasıdır. Denetim günü improvize edilecek bir hazırlık yoktur.
Aynı ekip, checklist'i üç ayda bir kendi kendine uyguluyorsa denetim günü sürpriz taşımaz. Eksik çıkan kalemler zaten önceden görülmüş ve termin verilmiş olur; denetim ekibinin tespit edeceği bir şey kalmaz.
Aynı senaryoyu tersinden de kurabiliriz: checklist hiç uygulanmamışsa, denetim ekibi ilk yarım saatte İSG-KATİP ile saha arasındaki uyumsuzluğu görür. O andan itibaren geri kalan tüm kalemler daha titiz incelenir; bir uyumsuzluk, denetim ekibinin gözünde diğer kayıtlara güveni azaltır.
OSGB Denetimi ile İş Teftişi Arasındaki Fark Nedir?
OSGB denetimi kuruma yöneliktir ve kurumun yetkilendirme şartlarını koruyup korumadığını sorgular; muhatabı sorumlu müdür ve OSGB'nin kendisidir. İş teftişi ise işyerine yöneliktir ve orada verilen İSG hizmetinin mevzuata uygunluğunu sorgular; muhatabı işveren ile o işyerinde görevlendirilen uzman veya hekimdir.
Aynı OSGB personeli, iki farklı süreçte iki farklı sıfatla karşılaşabilir: kurum denetiminde OSGB'nin personeli olarak, iş teftişinde ise bir işyerine görevlendirilmiş uzman veya hekim olarak. Bu ayrımı bilmemek, denetim gününde yanlış evrak hazırlığına yol açar.
Denetim Sonrasında Hangi Adımlar Atılmalı?
Tutanak imzalandıktan sonra ilk iş, tespit edilen her noksanlığı ayrı bir satır olarak listelemektir. Her satıra bir sorumlu ve bir termin tarihi yazılır; 30 günlük süre bu listeden takip edilir.
İkinci adım, noksanlığın kök nedenini bulmaktır. Bir bildirim gecikmesi tek seferlik bir unutkanlıktan mı kaynaklanıyor, yoksa bildirim sürecinde kalıcı bir boşluk mu var, bu ayrım tekrarı önler. Üçüncü adım, düzeltmenin kanıtını (yazışma, güncellenmiş kayıt, yeni atama belgesi) düzeltme tarihiyle birlikte arşive eklemektir.
Son adım, aynı noksanlığın bir sonraki üç aylık iç taramada tekrar çıkıp çıkmadığını kontrol etmektir. Tekrar eden bir bulgu, düzeltmenin kalıcı olmadığının işaretidir ve süreç yeniden gözden geçirilmelidir.
Denetim Bulgusu ile İhtar Puanı Arasındaki Bağlantı Nasıl Kurulur?
Denetimde tespit edilen her bulgu otomatik olarak ihtar puanı doğurmaz; puanlama, ihlalin yönetmelik ekindeki tabloda karşılığı olan maddeye göre yapılır. Hafif bir bildirim gecikmesi ile tam süreli personelin ikinci işte çalıştığının tespiti aynı ağırlıkta değerlendirilmez.
Kurumun elindeki pratik araç, hangi bulgu türünün geçmişte hangi puana denk geldiğini kendi kayıtlarından takip etmektir. Tekrarlayan bulgu türleri varsa, o sürecin kök nedenini gidermek tek seferlik düzeltmeden daha değerlidir. Puan tablosunun tamamı ve silinme kuralları için ihtar puanları rehberine bakılabilir.
Bu bağlantıyı önceden bilen bir sorumlu müdür, denetim tutanağı imzalanmadan önce hangi bulgunun ağır sonuca yol açabileceğini kestirebilir. Bu öngörü, itiraz veya açıklama hazırlığını daha erken ve daha sağlam biçimde başlatma imkânı verir.
OSGB denetimi hakkında sık sorulan sorular
Sorunuz burada yoksa destek@firstisg.com adresine yazın, 24 saat içinde yanıtlıyoruz.
OSGB denetimini kim yapar?
OSGB'ler, yetkilendirme şartları yönünden Bakanlığın denetim ve kontrolüne tabidir; yerinde kontroller uygulamada il müdürlükleri eliyle, teftişler ise teftişe yetkili memurlarca yürütülür (İSG Hizmetleri Yönetmeliği). İşyerlerinde verilen İSG hizmetinin niteliği ise ayrıca iş teftişi kapsamında denetlenebilir — iki denetim türü farklıdır.
OSGB denetiminde hangi evraklar istenir?
Uygulamada başlıca istenenler: yetki belgesi ve tabela uygunluğu, sorumlu müdür ve personelin İSG-KATİP sözleşme/görevlendirme kayıtları, tam süreli istihdam kanıtları, onaylı yerleşim planına uygun fiziki mekân, hizmet sözleşmeleri, ziyaret-rapor kayıtları ve sağlık gözetimi arşivi. Sayfadaki indirilebilir Excel checklist tüm kalemleri tek listede toplar.
OSGB denetimi hangi sıklıkla yapılır?
Yönetmelik sabit bir denetim periyodu tanımlamaz; "denetim veya kontrollerde" ifadesiyle çerçeveyi çizer. Uygulamada kontroller şikâyet üzerine, beş yıllık vize sürecinde ve Bakanlığın kendi programı dahilinde yapılır; yani denetim her an kapıyı çalabilir varsayımıyla hazır olmak gerekir. Vize süresi sonunda tamamlanan denetim, üzerinden en az bir yıl geçmiş tüm ihtar puanlarının silinmesini de tetikler.
Denetimde noksanlık tespit edilirse ne olur?
Noksanlıkların giderilmesi için en fazla 30 günlük süre verilir. Süre sonunda noksanlık devam ediyorsa yetki belgesi altı ay süreyle askıya alınır (Yönetmelik m.22). Askı süresince kurum yeni sözleşme yapamaz ve hizmet veremez; aynı vize döneminde askı hâli tekrarlanırsa belge doğrudan iptal edilir. İhlalin türüne göre ayrıca ihtar puanı uygulanır.
OSGB denetim ceza puanları nedir?
Denetim bulgularının puan karşılığı ihtar puanlarıdır: ihlaller hafif/orta/ağır olarak derecelendirilir ve yönetmelik ekindeki tabloya göre puanlanır; toplamın 200'e ulaşması belgenin altı ay askıya alınması demektir. Bir takvim yılında hafif ihlallerin toplamı 30'a, orta ihlallerin toplamı 60'a ulaşırsa o yıl işlenecek sonraki ihlaller bir üst derecenin puanıyla değerlendirilir. Ayrıntı için ihtar puanları rehberine bakın.
Denetim Hazırlığını Panele Devredin
Denetimde istenen kayıtların çoğu (hangi uzman hangi firmada kaç dakika çalıştı, hangi ziyaret ne zaman yapıldı, hangi rapor teslim edildi) FirstİSG'de işin doğal çıktısı olarak zaten birikir. Ekip yönetimi görevlendirme düzenini, performans takibi ziyaret ve rapor geçmişini tek panelde tutar. Denetim günü klasör toplamak yerine paneli açmanız yeterlidir.
Denetime hazırlığı ve firma evraklarını tek panelden izleyin
FirstİSG OSGB panelinde tüm müşteri firmalarının ziyaret, rapor ve evrak durumu tek yerde toplanır; eksik veya geciken işleri denetim öncesi görürsünüz.
Çoklu firma ve uzman yönetimi · koltuk bazlı fiyatlandırma
Soru & Yorumlar
Bu sayfadaki konuyla ilgili sorunuzu yazın; FirstİSG ekibi yanıtlıyor, onaylanan sorular herkese açık yayınlanıyor.
Henüz yorum yok. İlk soruyu siz sorun, yanıtlayalım.
Soru sorun veya yorum yazın