İBYS Nedir? Entegratör, Yetkili Firmalar ve İSG-KATİP Farkı
İş Sağlığı ve Güvenliği Bilgi Yönetim Sistemi: hangi veriler gönderilir, entegratör yetkisi ne anlama gelir, "Bakanlık onaylı yazılım" ifadesi nasıl okunmalı
İBYS Nedir?
İBYS (İş Sağlığı ve Güvenliği Bilgi Yönetim Sistemi), Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı'nın kurduğu bir veri toplama sistemidir. İşyerlerinde üretilen bazı İSG kayıtlarını (çalışan İSG eğitimleri, işe giriş/periyodik muayene Ek-2 ve tehlike kaynağı verileri) Bakanlığa elektronik ortamda iletir. İletim doğrudan bir web sayfasına giriş yapılarak değil, Bakanlığın yetkilendirdiği entegratör yazılımlar üzerinden, tanımlı veri şablonlarıyla yapılır.
Pratik sonuç şudur: işyeriniz veya OSGB'niz İBYS kapsamındaki bir kaydı üretiyorsa, bu kaydın Bakanlığa iletimi için yetkili bir entegratör kanalına ihtiyacınız vardır. Hangi kayıtların hangi tarihten itibaren zorunlu iletileceği Bakanlık duyurularıyla belirlenir; güncel duyuruları esas alın.
İBYS'ye Hangi Veriler Gönderilir?
| Veri türü | Kaynağı | İlgili rehber |
|---|---|---|
| Eğitim kayıtları (çalışan İSG) | Eğitim katılım belgeleri, eğitici ve süre bilgisi | Çalışan İSG eğitimleri |
| İşe giriş / periyodik muayene (Ek-2) | İşyeri hekiminin düzenlediği sağlık raporları | Sağlık gözetimi |
| Tehlike kaynağı verileri | İşyerindeki fiziksel, kimyasal, biyolojik tehlike kaynaklarının bildirimi | Risk değerlendirmesi |
Veriler, Bakanlığın yayımladığı teknik şablonlara (veri alanları, kod listeleri) uygun biçimde hazırlanır ve entegratör yazılımın web servisi üzerinden iletilir. Şablon sürümleri zaman zaman güncellenir; entegratörünüzün güncel sürümü desteklediğini doğrulayın.
İBYS Entegratörü ve Yetkili Firmalar Listesi Nasıl Doğrulanır?
Entegratör, Bakanlığın veri iletim kanalını kullanma yetkisi verdiği yazılım firmasıdır. Yetkili firma listesi Bakanlığın (İSG Genel Müdürlüğü) resmî İBYS sayfasında düzenli yayımlanır ve güncellenir. "İBYS yetkili firmalar" aramasının doğru cevabı bu resmî listedir; üçüncü taraf sitelerdeki listeler güncelliğini yitirmiş olabilir.
Piyasada sık görülen "Bakanlık onaylı İSG yazılımı" ifadesinin teknik karşılığı da budur. Buradaki onay, yazılımın bütününe verilmiş bir kalite belgesi değil, Bakanlığa veri gönderme kanalına ilişkin entegratör yetkisidir. Listedeki firmaların bir bölümü yalnızca veri iletim hizmeti sunar; risk değerlendirmesi, saha denetimi veya raporlama gibi günlük İSG işlerini hiç kapsamaz.
Bu yüzden yazılım değerlendirirken iki soruyu ayırın: İBYS veri iletimimi nasıl çözerim, ve günlük İSG operasyonumu hangi yazılım en iyi yürütür? Ayrıntılı kriter seti için İSG yazılımı seçim rehberine bakın.
İBYS ile İSG-KATİP Arasındaki Fark Nedir?
İki sistem sık karıştırılır; görevleri farklıdır.
| İSG-KATİP | İBYS | |
|---|---|---|
| Ne yapar | Uzman/hekim/DSP sözleşme ve görevlendirmelerinin yürütüldüğü resmî portal | Eğitim, sağlık, tehlike kaynağı kayıtlarının elektronik iletim katmanı |
| Kim kullanır | İşveren, OSGB, İSG profesyonelleri (e-Devlet girişi) | Entegratör yazılım üzerinden işyeri/OSGB |
| Tipik işlem | Sözleşme onayı, atama, vize yenileme | Eğitim kaydı gönderimi, Ek-2 iletimi |
Özetle, İSG-KATİP "kim, hangi işyerine, kaç dakika hizmet veriyor" sorusunun; İBYS ise "üretilen İSG kayıtları Bakanlığa nasıl akıyor" sorusunun sistemidir.
İBYS Kapsamı İşyerine Göre Nasıl Değişir?
İBYS kapsamı tek bir eşikle değil, veri türü bazında ilerler. Bir işyeri yalnızca eğitim kayıtları yönünden kapsamda olabilirken, işyeri hekimi bulunduran başka bir işyeri Ek-2 sağlık kayıtları yönünden de kapsama girer.
Bu kademeli ve katmanlı yapı yüzünden "biz İBYS kapsamında mıyız?" sorusunun tek bir cevabı yoktur; doğru soru "hangi veri türü için kapsamdayız?" olmalıdır. İşyeri hekimi görevlendirmeyen küçük bir işyeri, eğitim kayıtları yönünden kapsamda olsa da Ek-2 yönünden henüz kapsamda olmayabilir. Güncel kapsam tablosu Bakanlık duyurularında yayımlanır ve zamanla genişler.
Entegratör Seçerken Nelere Dikkat Edilir?
Entegratör seçimi, sadece Bakanlık listesinde olup olmadığını kontrol etmekle bitmez. Listede olmak asgari şarttır; ikinci adım, entegratörün desteklediği veri türlerinin işyerinizin ihtiyacıyla örtüşüp örtüşmediğini kontrol etmektir.
Üçüncü adım, veri şablonu güncellemelerini entegratörün ne kadar hızlı yansıttığını sormaktır; şablon değiştiğinde eski sürümle gönderim yapan bir sistem, kaydın reddedilmesine yol açar. Dördüncü adım, iletim hatası olduğunda hatanın nasıl bildirileceğini ve düzeltme süresini netleştirmektir. Bu dört soru sorulmadan yapılan bir seçim, ileride veri iletim sorunlarının fark edilmeden birikmesine yol açabilir.
Sık Yapılan Hatalar Nelerdir?
- İBYS ile İSG-KATİP'i karıştırmak: Katip'te sözleşmeyi onaylayıp İBYS'ye veri iletiminin de otomatik olduğunu sanmak; iki sistem ayrı çalışır.
- "Bakanlık onaylı" etiketini kalite belgesi sanmak: entegratör yetkisini, yazılımın günlük İSG operasyonunu da iyi yönettiği anlamına geldiğini varsaymak.
- Şablon güncellemesini takip etmemek: eski veri şablonuyla gönderim yapıp kaydın neden reddedildiğini anlayamamak.
- Kapsamı tek eşik sanmak: "İBYS kapsamındayız/değiliz" diye tek bir cevap aramak; kapsam veri türü bazında değişir.
Örnek Senaryo: Yeni Kurulan Bir OSGB'nin İBYS Süreci
Yeni kurulan bir OSGB'yi ele alalım. Kurum, önce İSG-KATİP'te sözleşme ve görevlendirme süreçlerini tanımlar; bu adım İBYS'den bağımsızdır ve OSGB'nin faaliyete başlaması için zaten zorunludur.
Ardından kurum, hizmet verdiği işyerlerinde ürettiği eğitim ve sağlık gözetimi kayıtlarının hangilerinin İBYS kapsamında olduğunu Bakanlık duyurularından kontrol eder. Kapsamdaki veri türleri belirlendikten sonra, Bakanlık listesinden bir entegratör seçilir ve veri akışı bu kanaldan kurulur. Kurum büyüdükçe kapsam da genişleyebilir; bu yüzden İBYS sürecini bir kerelik kurulum değil, düzenli gözden geçirilen bir süreç olarak ele almak gerekir.
FirstİSG Bu Tabloda Nerede Durur?
FirstİSG; risk değerlendirmesi, saha denetimi, DÖF, ziyaret/süre takibi ve raporlama gibi günlük İSG operasyonunu yöneten bir saha ve raporlama platformudur. İBYS veri iletimi gereken kayıtlar için işletmeler entegratör kanallarını kullanmaya devam edebilir; iki yapı birbirinin alternatifi değil tamamlayıcısıdır.
Yazılım seçiminde İBYS iletimini tek kriter yapmak, günlük operasyonu taşıyamayan bir araca mahkûm kalmakla sonuçlanabilir. Kriterlerin tamamı için seçim rehberini okuyun.
İBYS Veri Gönderimi Ne Sıklıkla Yapılır?
Gönderim sıklığı, veri türüne ve entegratörün teknik altyapısına göre değişir. Bazı kayıt türleri olay bazlı iletilir (bir eğitim tamamlandığında veya bir muayene yapıldığında), bazıları ise entegratör tarafından toplu ve düzenli aralıklarla periyodik olarak gönderilir.
İşyeri veya OSGB tarafında önemli olan nokta, kaydın üretildiği anla İBYS'ye iletildiği an arasındaki gecikmeyi bilmektir. Entegratörünüzün gönderimi ne sıklıkla yaptığını sormak, denetimde "bu kayıt neden İBYS'de görünmüyor" sorusuna hazırlıklı olmanızı sağlar.
İBYS'ye Gönderilen Veri Hatalı Çıkarsa Ne Yapılır?
Bir kayıt İBYS'ye iletildikten sonra hatalı olduğu fark edilirse, düzeltme süreci veri türüne göre değişir; bazı kayıt türlerinde düzeltme yeni bir gönderimle, bazılarında entegratör üzerinden özel bir düzeltme talebiyle yapılır.
Pratik kural şudur: hatayı fark eder etmez entegratöre bildirin ve düzeltmenin ne zaman tamamlandığını yazılı olarak teyit edin. Düzeltme süreci belgelenmezse, denetimde "hatalı veri" ile "düzeltilmiş ama teyit edilmemiş veri" arasındaki fark ayırt edilemez ve bu belirsizlik işveren aleyhine yorumlanabilir.
OSGB'ler İçin İBYS Sürecinde Kim Sorumludur?
OSGB'de İBYS sürecinin işleyişini genellikle sorumlu müdür takip eder, ancak fiili veri girişi çoğu zaman hizmeti veren uzman veya hekimin ürettiği kayıtlardan beslenir. Bu nedenle sorumluluk tek bir kişide toplanmaz, bir zincir hâlinde işler.
Zincirin ilk halkası, eğitimi veren veya muayeneyi yapan kişidir; kaydı doğru ve zamanında üretmekle yükümlüdür. İkinci halka, bu kaydı entegratöre aktaran idari süreçtir. Üçüncü halka ise entegratörün kaydı İBYS'ye iletmesidir. Zincirin herhangi bir halkasında gecikme olursa, kayıt Bakanlığa hiç ulaşmamış gibi görünür; bu yüzden sorumlu müdürün üç halkayı da düzenli aralıklarla ve dikkatlice kontrol etmesi gerekir.
Küçük İşyerleri İçin İBYS Süreci Basitleştirilebilir mi?
Çalışan sayısı az olan bir işyeri için İBYS süreci, büyük bir işyerine göre daha az veri türü içerebilir. Ancak sürecin kendisi (entegratör seçimi, veri kontrolü, hata takibi) ölçekten bağımsız olarak aynı adımları gerektirir.
Küçük işyerlerinde en sık görülen ve doğal yaklaşım, İBYS sürecini hizmet aldığı OSGB'ye devretmektir. Bu devir, işyerinin nihai yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz; işveren, OSGB'nin süreci doğru ve zamanında yürüttüğünü periyodik olarak teyit etmelidir. "OSGB hallediyordur" varsayımı, denetimde tek başına yeterli bir savunma değildir.
İBYS Kayıtları Denetimde Nasıl Kullanılır?
Denetim ekibi, işyerinin beyan ettiği eğitim ve sağlık gözetimi tablosunu her seferinde İBYS'deki kayıtlarla karşılaştırabilir. Sahada gösterilen bir eğitim katılım belgesi ile İBYS'ye iletilmiş kayıt birbiriyle uyuşmuyorsa, bu uyuşmazlık tek başına bir bulgu oluşturur.
Bu yüzden İBYS'ye giden verinin kalitesi, yalnızca Bakanlık nezdinde değil, kendi denetim hazırlığınız açısından da önemlidir. Kaydı üretirken doğru tarih ve doğru kişi bilgisiyle girmek, hem İBYS iletiminde hem sahadaki fiziksel belgede tutarlılık sağlar.
İBYS Verisi ile Fiziki Belgeler Arasındaki İlişki Nedir?
İBYS'ye iletilen elektronik veri, fiziki belgenin (imzalı eğitim tutanağı, sağlık raporu) yerine geçmez; ikisi paralel ve birbirini doğrulayan iki kayıttır. Denetimde çoğu zaman her ikisi de istenir.
Fiziki belge kaydın aslını ve imzasını taşır; İBYS kaydı ise bu bilginin Bakanlığa iletildiğinin dijital izidir. Fiziki belge kaybolsa bile İBYS kaydı, kaydın bir noktada var olduğunu gösterebilir; ancak bu, orijinal belgeyi saklama yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. İki kaydın birbirini tutması, işverenin kayıt düzeninin sağlam olduğunun en net ve en somut göstergesidir; birbirini tutmayan kayıtlar denetimde en çok soru işareti yaratan kalemdir.
İBYS ile Kişisel Veri Koruması Arasında Bir İlişki Var mı?
Evet. İBYS'ye iletilen sağlık kayıtları (Ek-2), özel nitelikli kişisel veri kapsamına girer; iletim, işverenin ve entegratörün KVKK kapsamındaki yükümlülüklerinden bağımsız değildir. Veri iletim sözleşmesinde bu noktanın açıkça düzenlenmesi gerekir.
Pratikte bu, entegratör seçerken sorulması gereken beşinci bir soru anlamına gelir. Sorulması gerekenler; entegratörün veri güvenliği uygulamaları, iletim sırasında şifreleme kullanıp kullanmadığı ve veri saklama süresinin kişisel sağlık dosyası kurallarıyla uyumlu olup olmadığıdır. Bu detaylar sözleşmeye açıkça ve yazılı olarak geçirilmelidir.
İBYS Sürecini Özetleyen Kısa Kontrol Listesi Nedir?
Süreci sadeleştirmek için beş soruya kısa cevap vermek yeterlidir. Bunlar: hangi veri türleri kapsamımızda, entegratörümüz Bakanlık listesinde mi, şablon sürümü güncel mi, hata bildirim kanalımız net mi ve fiziki belgelerle İBYS kaydı birbirini tutuyor mu?
Bu beş soruyu üç ayda bir gözden geçiren bir kurum, İBYS sürecini denetim gününde değil, sürecin doğal ve sürekli bir parçası olarak yönetmiş olur. Denetim günü geldiğinde hazırlık yapmak yerine mevcut düzeni göstermesi yeterli olur.
İBYS hakkında sık sorulan sorular
Sorunuz burada yoksa destek@firstisg.com adresine yazın, 24 saat içinde yanıtlıyoruz.
İBYS yetkili firmalar listesi nereden bulunur?
Güncel entegratör (yetkili firma) listesi Bakanlığın (İSG Genel Müdürlüğü) İBYS sayfasında yayımlanır. Üçüncü taraf sitelerdeki listeler eskimiş olabilir; sözleşme öncesi firmanın listede olduğunu resmî sayfadan doğrulayın. Listede olmak asgari şarttır; ayrıca entegratörün desteklediği veri türlerinin işyerinizin ihtiyacıyla örtüştüğünü ve şablon güncellemelerini ne kadar hızlı yansıttığını da kontrol edin.
İBYS zorunlu mu?
İBYS kapsamındaki kayıt türleri için elektronik iletim, Bakanlık duyurularıyla kademeli olarak zorunlu hâle getirilmiştir; hangi verinin hangi tarihten itibaren iletileceği duyurularla belirlenir. İşyeriniz/OSGB'niz kapsamdaki kayıtları üretiyorsa yetkili bir entegratör kanalı edinmeniz gerekir. Kapsam işyerine göre değişir: bir işyeri eğitim kayıtları yönünden kapsamda olsa da sağlık gözetimi verisi yönünden henüz kapsamda olmayabilir; güncel kapsamı Bakanlık duyurularından takip edin.
İBYS ile İSG-KATİP arasındaki fark nedir?
İSG-KATİP, uzman/hekim/DSP sözleşme ve görevlendirmelerinin yürütüldüğü resmî portaldır; İBYS ise eğitim, sağlık gözetimi ve tehlike kaynağı kayıtlarının Bakanlığa elektronik iletim katmanıdır. Katip 'kim, nerede, kaç dakika hizmet veriyor' sorusunun, İBYS 'kayıtlar Bakanlığa nasıl akıyor' sorusunun sistemidir. Katip sözleşme kurulurken devreye girer; İBYS ise hizmet fiilen verildikçe, entegratör yazılım üzerinden süreklilik ister.
"Bakanlık onaylı İSG yazılımı" ne demek?
Bu ifadenin teknik karşılığı, yazılım firmasının Bakanlığın İBYS veri iletim kanalını kullanma yetkisine (entegratör yetkisi) sahip olmasıdır; yazılımın bütününe verilmiş bir kalite belgesi değildir. Entegratör listesindeki bazı firmalar yalnızca veri iletimi yapar, günlük İSG operasyonunu (risk değerlendirmesi, saha denetimi, raporlama) hiç kapsamaz. Değerlendirme kriterleri için İSG yazılımı seçim rehberine bakın.
FirstİSG İBYS entegratörü mü?
FirstİSG; risk değerlendirmesi, saha denetimi, DÖF, ziyaret/süre takibi ve raporlama gibi günlük İSG operasyonunu yöneten bir saha ve raporlama platformudur; Bakanlığın entegratör listesinde yer alan bir veri iletim firması değildir. İBYS veri iletimi gereken kayıtlar için işletmeler mevcut entegratör kanallarını kullanmaya devam edebilir; iki yapı birbirinin alternatifi değil tamamlayıcısıdır.
Günlük İSG Operasyonunuzu Tek Platformda Yürütün
Eğitim tarihlerini, sağlık gözetimi takvimini ve saha bulgularını dağınık Excel'lerde tutmak, İBYS'ye gidecek kaydın kendisini üretmeyi zorlaştırır. FirstİSG'de bu kayıtlar sahada üretilir, tarihler ajandada otomatik takip edilir, raporlar dakikalar içinde çıkar.
İSG kayıtlarınızı düzenli, gönderime hazır tutun
FirstİSG uygulamasında risk değerlendirmesi, eğitim, muayene ve saha kayıtlarını tek yerde düzenli tutar, İSG-KATİP ve İBYS süreçleri için verinizi derli toplu hazırlarsınız.
Her ay ücretsiz rapor hakkı · iOS + Android
Soru & Yorumlar
Bu sayfadaki konuyla ilgili sorunuzu yazın; FirstİSG ekibi yanıtlıyor, onaylanan sorular herkese açık yayınlanıyor.
Henüz yorum yok. İlk soruyu siz sorun, yanıtlayalım.
Soru sorun veya yorum yazın