OSGB Süreç Yönetimi: Operasyonel Akışı Standartlaştırmanın Pratik Rehberi

Bir OSGB firmasında hangi ana süreçler yönetilir?

OSGB operasyonu 9 ana süreçten oluşur:

1. Müşteri onboarding: SGK numarası, tehlike sınıfı, çalışan sayısı, site adresleri, sözleşme bilgileri. Bu veriler doğru girilmezse uzman ataması yanlış olur.
2. Uzman / hekim ataması: Tehlike sınıfına göre sertifikalı uzman (A/B/C) seçimi, birincil + yedek atama, kapasite kontrolü.
3. Periyodik ziyaretler: Aylık rutin, haftalık safety walk, tetkik ve danışmanlık ziyaretleri — tekrarlayan pattern bazlı.
4. Saha gözlem raporları: Fotoğraf, uygunsuzluk tespiti, risk skoru, mevzuat referansı, PDF teslim.
5. Risk değerlendirmesi: Müşteri firma bazlı, L-matrisi veya Fine-Kinney yöntemiyle, yılda en az bir kez güncelleme.
6. Sertifika ve uyum takibi: Uzman belgelerinin süre dolumu, müşteri firmanın yönetmelik uyumu.
7. Acil durum ve iş kazası bildirimi: Kazayla karşılaşıldığında SGK bildirim süreleri, tutanak yönetimi.
8. Eğitim ve bilgilendirme: Çalışan eğitimleri, tatbikatlar, yıllık plan.
9. Denetim hazırlığı: Çalışma Bakanlığı denetimlerine hazır belge paketi — raporlar, atamalar, sertifikalar, audit log.

Bu süreçler birbirinden bağımsız değil — biri aksadığında diğeri devreye sokulamaz. İyi bir OSGB süreç yönetimi platformu bu akışı birbirine bağlar.

OSGB iş akışı nasıl otomatikleştirilir?

Otomatikleştirme 4 temel prensiple ilerler:

1. Tekrarlayan işleri pattern olarak tanımla

Aylık zorunlu ziyaret, haftalık safety-walk, 90/30/0 gün sertifika uyarısı, yeni müşteri onboarding checklist'i — bunları tek tek girmek yerine pattern olarak tanımlanır. Sistem yıllık takvimi otomatik üretir, ilgili uzmanlara ve müşterilere bildirim gönderir, tamamlanma durumunu izler. Detay: Ajanda & Tekrarlayan Ziyaretler.

2. Şablon bazlı rapor üretimi

Saha gözlem raporu, risk değerlendirme raporu, eğitim sertifikası, acil durum planı — her belge tipi için şablon tanımlanır. AI sahadan gelen veriyi (fotoğraf, notlar) şablona göre doldurur. Uzman sadece onaylar. Detay: AI Saha Analizi.

3. Rol bazlı erişim ve iş akışı

Admin tüm paneli görür. Uzman sadece kendi müşterilerini görür. Hekim sadece sağlık takibini yönetir. İdari personel faturaya bakar. Rol bazlı akışla her kullanıcı kendi işine odaklanır, veri güvenliği + KVKK uyumu sağlanır.

4. Bildirim ve entegrasyon

E-posta, uygulama içi bildirim, mobil push. Kritik olaylarda (sertifika dolumu, denetim uyarısı, kapasite aşımı) otomatik uyarı. Özel Kurumsal pakette API ve webhook ile muhasebe sistemine entegrasyon da mümkün.

OSGB'de denetim hazırlığı nasıl yapılır?

Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı denetimleri öncesi üç ana çıktı hazır olmalı:

• Rapor arşivi: Son 12 aylık tüm saha gözlem raporları, her biri mevzuat maddesi referanslı. First İSG'de bu rapor başı bir tıkla indirilir.
• Atama geçmişi: Uzman-müşteri atama tarihleri, değişiklik logları, uzman sertifika bilgileri. Audit log'da her atama zaman damgalı.
• KVKK audit log: Her kullanıcı işlemi (rapor oluşturma, müşteri eklemesi, veri görüntüleme) IP + kullanıcı + zaman bilgisiyle kayıtlı. Detay: Performans Takibi & Denetim Kayıtları.

Bu üç çıktı First İSG'de 5 dakikada hazırlanır — denetime 24 saat kala bile.

Süreç yönetimi olmadan ne kayıp yaşanır?

Dijital süreç yönetimi olmayan OSGB'lerde tipik kayıplar:

• Uzman %60 yazıda: Sahada değil, rapor yazarak ofise kapanır. Müşteri kapasitesi düşer.
• Personel sirkülasyonu yüksek: Hafta sonu çalışan, gece rapor yazan uzmanı uzun tutamazsınız. Ortalama bağlılık 6-9 ay.
• Mevzuat riski: Eksik referanslı rapor → müşteri denetimde ceza → sorumluluk OSGB'ye döner → müşteri kaybı.
• Ölçeklenemeyen yapı: Her yeni müşteri yeni uzman alımı gerektirir. Uzman başına kapasite artmaz.
• Yönetişim körlüğü: "Bu müşteriye en son ne zaman gittik?" sorusu cevapsız kalır.

First İSG süreç yönetimini nasıl hızlandırır?

First İSG, OSGB operasyonunun 6 kritik modülünü tek platformda sunar:

Excel'den First İSG'ye geçiş süreci nedir?

Veri aktarımı 3 adımda yapılır:

1. Müşteri firma listesi (Excel → CSV): Mevcut müşteri firma Excel'i alınıp otomatik import. OSGB veri aktarımı modülü 100+ firmayı 10 dakikada taşır.
2. Uzman kayıtları (PDF/Excel → sistem): Uzmanlar, hekimler, sertifikaları. TC kimlik + telefon + e-posta doğrulamasıyla.
3. Atama matrisinin kurulumu: Hangi uzman hangi müşteriye baksın? Primary + backup kuralı OSGB admin tarafından tek ekranda yapılır.

Ortalama geçiş 2-3 iş günü. Onboarding ekibimiz bu süreçte 2 saatlik ekran paylaşımlı oturumda destek verir, ücretsiz.

Sıkça Sorulan Sorular

OSGB süreç yönetimi yazılımı kaç uzmanlı firma için uygundur?

5 uzmandan itibaren ROI hesaplanır. 10+ uzmanlı firmalar için kritik hale gelir. 50+ uzmanlı kurumsal OSGB'ler için Özel Kurumsal paket (API, webhook, SLA garantisi dahil).

Mevcut muhasebe sistemiyle entegrasyon var mı?

Özel Kurumsal pakette API ve webhook erişimi dahil. Mikro, Logo, Netsis gibi muhasebe sistemleriyle fatura ve sözleşme senkronizasyonu kurulabilir.

Saha uzmanı offline mı çalışır?

Evet. Mobil uygulama kötü sinyal veya kapalı bölgede fotoğraf çekmeye izin verir; senkronizasyon bağlantı gelince otomatik.

Denetime hazırlık belgelerini nasıl çıkarırım?

Admin panelinde "Denetim Paketi" butonu son 12 aylık rapor + atama + audit log'u tek ZIP olarak verir. 5 dakikada hazır.

İlgili Kaynaklar

• OSGB Firma Yönetimi — kapsamlı rehber
• OSGB için Pilot Başvuru — 60 gün ücretsiz
• Risk Değerlendirmesi Rehberi
• 6331 İSG Kanunu Özeti
• Üyelik paketleri ve karşılaştırma tablosu